Главная → Статьи → Чек онлайн-кассы и путевой лист для подтверждения расходов на ГСМ

Чек онлайн-кассы и путевой лист для подтверждения расходов на ГСМ

По каким путевым листам и чекам нельзя подтвердить расходы на ГСМ? Как проверить чек онлайн-ККТ на подлинность?

1. Требования к путевому листу

Организации госсектора оформляют первичные документы по формам, установленным в соответствии с бюджетным законодательством (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”). В настоящее время учреждениями обязательно должны применяться унифицированные формы:
– требования об оформлении которых предусмотрены Приложениями к приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее – Приказ № 52н);
– установленные правовыми актами уполномоченных органов на основании федеральных законов.

Для отражения организациями госсектора факта расходования таких видов горюче-смазочных материалов, как топливо, принято использовать путевые листы. Приказом № 52н не установлены обязательные для применения организациями госсектора формы путевых листов, поэтому они вправе применять формы путевых листов (формы 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 (далее – Постановление № 78), либо разработать свою форму, которая должна содержать обязательные реквизиты, утвержденные Разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152) и ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, а именно:
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе;
6) величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни (в данной ситуации – расходования бензина) с указанием единиц измерения;
7) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
8) подписи лиц, предусмотренных пунктом 7, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Также в путевом листе обязательно должны быть зафиксированы показания одометра при выезде транспортного средства из гаража и возвращении, дата и время выезда автомобиля с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку (подпункты 3, 4 п. 6 Порядка заполнения путевого листа, утвержденного приказом № 152).

Данные о дате и времени выезда и заезда автомобиля, содержащиеся в путевых листах, могут быть использованы для проверки:
– обоснованности (законности) начисления заработной платы;
– соблюдения в организации требований трудового законодательства;
– обоснованности (законности), эффективности использования служебного автотранспорта.

А по показанию одометра определяется пробег автомобиля и, соответственно, расход бензина, который можно списать.

В дополнение к показаниям одометра подтверждать пробег автомобиля можно данными системы ГЛОНАСС. Подробнее смотрите в материале:

– Вопрос: Муниципальное бюджетное образовательное учреждение применяет унифицированные формы путевых листов. При проведении контрольной сверки километража было установлено, что показатели одометра меньше, чем показания системы ГЛОНАСС (разница составляет примерно 1 км на 100 км пробега). При этом учет, списание и нормы установлены согласно распоряжению Минтранса России. Целесообразно ли использование более точных данных системы ГЛОНАСС для расчета списания ГСМ? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2015 г.).

Порядком заполнения путевого листа предусмотрено указание в нем даты и времени предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, подписи, расшифровки и штампа медицинского работника (пп. 2 п. 7, п. 16 Приказа № 152).

Кроме того, в 2017 году Порядок заполнения путевого листа дополнен п. 16.1, который требует проставления даты и времени проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства лицом, проводившим соответствующий контроль, заверенный его подписью с указанием фамилии и инициалов.

Сведения о маршруте (пунктах назначения в течение срока действия путевого листа) Приказом № 152 отнесены к дополнительным реквизитам, однако, по мнению Минфина, изложенному в письме от 03.10.2012 № 02-06-10/4066, подлежат заполнению наряду с другими расположенными на оборотной стороне реквизитами, предусмотренными установленной формой путевого листа.

Маршрут следования в путевом листе, связанный с выполнением перевозок или служебного задания, записывается по всем пунктам следования автомобиля (письмо Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257).

Повторимся, что целью составления путевого листа является в том числе подтверждение обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Органы финансового контроля при выявлении фактов списания ГСМ на основании путевых листов без указания в них сведений о маршруте следования автомобиля признают расходы необоснованными и, как следствие, квалифицируют расходы в качестве нецелевых (смотрите, например, постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 25.01.2016 № 07АП-12336/15).

2. Проверка кассового чека

Расходы на приобретение ГСМ при оплате наличными денежными средствами или посредством банковской карты должны быть подтверждены кассовым чеком.

С 1 июля 2017 года кассовый чек должен содержать обязательные реквизиты, указанные в п. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (письма Минфина России от 12.05.2017 № 03-01-15/28910, от 02.05.2017 № 03-01-15/26812, от 10.04.2017 № 03-01-15/21286).

Подробнее с требованиями к новым кассовым чекам и бланкам строгой отчетности Вы можете ознакомиться в материале системы ГАРАНТ: Как проверить документы, подтверждающие факт оплаты подотчетными лицами товаров, работ и услуг (для госсектора).

Кроме привычных реквизитов в чеке добавилось много новых, в том числе криптографический проверочный код. На официальном сайте ФНС России в сети Интернет в разделе “Новый порядок применения контрольно-кассовой техники” размещены справочная информация о новом порядке применения ККТ, в том числе указаны приложения, которые можно скачать и использовать для проверки кассовых чеков.

Проверить кассовый чек можно и на специальном сайте.

К сведению:
Помимо проверки чека на наличие обязательных реквизитов надо обязательно проверить соответствие времени и места заправки маршруту и дате рейса (поездки). Несовпадение этих данных может явиться причиной претензий ревизоров.

Ответ подготовил: Калнинь Елена, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа: Монако Ольга, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм

Необходимо передавать фискальные данные в ИФНС?
Компания Электронный Экспресс является оператором фискальных данных и входит в реестр ОФД ФНС России. Подключить кассу к ОФД >>