Главная → Статьи → Факсимильная подпись генерального директора на строительных документах

 

Факсимильная подпись генерального директора на строительных документах

Допускается ли проставление факсимильной подписи генерального директора (заказчика работ) на справке о стоимости выполненных работ по форме КС-3 и актах выполненных работ (КС-2)? Может ли использование факсимильной подписи на данных документах повлечь предъявление претензий налоговыми органами, а также невозможность доказать приемку соответствующих работ контрагентом при возникновении споров?
Допускается ли использование факсимильной подписи генерального директора управляющей компании на документах, утвержденных приказом Минстроя России от 26.10.2015 № 761/пр?

 

В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Следовательно, если стороны договора достигли соглашения о факсимильном воспроизведении подписей сторон при совершении сделок, использование факсимиле возможно.

Отметим, что сделками признаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей (ст. 153 ГК РФ). Подписание акта выполненных работ или акта приемки оказанных услуг лишь фиксирует исполнение обязательств по договору и не направлено на возникновение, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Тем не менее по аналогии закона (п. 1 ст. 6 ГК РФ) правило п. 2 ст. 160 ГК РФ применимо и к подписанию документов, оформляющих приемку выполненных работ или оказанных услуг.

Также заметим, что жилищное законодательство не регламентирует использование факсимиле при подписании документов, связанных с выполнением работ, оказанием услуг по содержанию и текущему ремонту общего имущества в многоквартирном доме. Однако, поскольку договор управления многоквартирным домом является гражданско-правовым договором, отношения по которому регулируются в том числе гражданским законодательством (ч. 1 ст. 7 Жилищного кодекса РФ, п. 1 ст. 2 ГК РФ, постановление АС Западно-Сибирского округа от 23.10.2017 № Ф04-23492/15), изложенный подход применим и к отношениям по данному договору.
Таким образом, если между сторонами достигнуто соответствующее соглашение, подписание акта о приемке выполненных работ по форме КС-2, справки о стоимости выполненных работ и затрат по форме КС-3, акта приемки оказанных услуг и (или) выполненных работ по содержанию и текущему ремонту общего имущества в многоквартирном доме (форма, утвержденная приказом Минстроя России от 26.10.2015 № 761/пр) с использованием факсимиле гражданскому законодательству не противоречит.

Следует отметить, что в правоприменительной практике не сложился единообразный подход к решению вопроса о возможности подтвердить такими документами, подписанными с факсимильным воспроизведением подписей сторон, факт выполнения работ или оказания услуг по договору, исполнения других договорных обязательств в ситуации, когда соглашение об использовании факсимиле при подписании документов между сторонами не заключалось. Некоторые суды полагают, что, поскольку законом и иными правовыми актами не предусмотрена возможность использования факсимиле на документах, имеющих финансовые последствия, в отсутствие письменного соглашения сторон об использовании факсимиле подписанные таким образом документы не подтверждают факт передачи товаров (выполнения работ, оказания услуг и т.д.) (смотрите, например, постановления АС Поволжского округа от 24.09.2015 № Ф06-493/15, Пятого арбитражного апелляционного суда от 13.06.2012 № 05АП-4008/12, Второго арбитражного апелляционного суда от 27.05.2009 № 02АП-1819/2009).

Однако в спорной ситуации решение этого вопроса зависит от многих конкретных обстоятельств. Так, факт выполнения работ или оказания услуг может быть подтвержден не только актом, но и другими доказательствами (ч. 2 ст. 64 АПК РФ). Исходя из особенностей конкретной ситуации суд может также прийти к выводу о том, что обмен документами, подписанными факсимильной подписью, составлял обычную практику, сложившуюся в отношениях сторон договора, и отсутствие в документе, оформляющем приемку исполнения по договору, собственноручной подписи стороны само по себе не свидетельствует о недействительности такого документа (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 11.10.2010 по делу № А46-19800/2009, Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.05.2017 № 11АП-5336/17, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 27.04.2017 № 15АП-29/17, Девятого арбитражного апелляционного суда от 04.10.2016 № 09АП-35315/16, Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.02.2016 № 19АП-7279/15).

Вместе с тем обратим внимание на следующее. Ни налоговое, ни бухгалтерское законодательство не предусматривают возможности использования факсимиле как аналога собственноручной подписи, и в то же время прямо не исключают такую возможность. Согласно п.п. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” обязательным реквизитом первичного учетного документа являются подписи лиц, совершивших сделку, операцию или ответственных за оформление свершившегося события, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Способ проставления подписи в первичном учетном документе правилами упомянутого федерального закона не регламентирован. Вместе с тем, по смыслу приведенных норм, подписать документ должно то лицо, которое совершает сделку, операцию, отвечает за оформление свершившегося события. Очевидно, что генеральный директор не участвует в подписании акта выполненных работ или оказанных услуг, если в документе проставляется его факсимильная подпись, поскольку фактически ее проставляет другое лицо.

Представители Минфина России в своих разъяснениях обращают внимание на то, что с целью формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом составленных документов, подтверждающих понесенные расходы (письмо Минфина России от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951).
В письме от 20.12.2000 № 16-00-14/820 Минфин России высказал мнение о том, что документ, подписанный факсимильной подписью, может быть использован только в оперативном управлении для принятия управленческих решений и не может быть принят к бухгалтерскому учету при отражении хозяйственных операций в качестве оправдательного документа, так как факсимильная копия не гарантирует действительность на ней подписи.

В письме МНС РФ от 01.04.2004 № 18-0-09/000042 отмечено, что факсимиле не допускается использовать на документах, имеющих финансовые последствия.

К схожим выводам во многих случаях приходят и суды при рассмотрении споров, связанных с налоговыми последствиями совершения сделок с использованием факсимиле.

Так, Восемнадцатый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 07.09.2009 № 18АП-7046/2009 указал, что использование факсимиле в налоговых правоотношениях является недопустимым, поскольку в противном случае возможность проведения мероприятий налогового контроля, реально утрачивается налоговыми органами (равно как, при проведении мероприятий налогового контроля не будет представляться возможным установить, какое именно лицо использовало факсимиле и не будет представляться возможным установить полномочия неустановленного лица, совершившего определенные действия с использованием факсимиле). Обратное повлечет за собой противоправное предъявление к вычету сумм налога на добавленную стоимость, уменьшения налогооблагаемой прибыли, со стороны недобросовестных налогоплательщиков, использующих факсимиле, что приведет не только к дисбалансу публичных и частных интересов, но и может повлечь за собой катастрофические последствия для федерального бюджета.

В постановлении Седьмого арбитражного апелляционного суда от 23.04.2010 № 07АП-1986/10 отмечается, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур. К такому же выводу пришел ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 10.04.2008 № А56-22886/2007.

Семнадцатый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 04.05.2009 № 17АП-2735/09 применительно к рассмотренной им ситуации заметил, что наличие факсимильного воспроизведения подписи в договоре, счетах-фактурах и в актах приема-сдачи работ является дополнительным доводом, свидетельствующим не в пользу налогоплательщика при разрешении спора о реальности хозяйственных операций, расходы по которой учтены в целях налогообложения прибыли и в вычетах по НДС.

А Тринадцатый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 26.07.2013 № 13АП-13291/13 подчеркнул, что в публичной сфере факсимильное воспроизведение подписи не применяется, если иное прямо и недвусмысленно не установлено в законе.

Поэтому мы полагаем, что следует разграничить гражданско-правовые и налоговые последствия использования факсимиле при подписании таких документов, как акт о приемке выполненных работ или оказанных услуг, справка о стоимости выполненных работ и затрат. Отсутствие в бухгалтерском и налоговом законодательстве указания на возможность использования факсимильной подписи в первичных документах само по себе не означает недействительности такого документа или отсутствия у него доказательственной силы, поскольку эти документы составляются в рамках исполнения обязательств в договорной сфере, регулируемой ГК РФ, который такое воспроизведение подписи допускает (смотрите также постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 23.12.2008 № 02АП-5121/2008).

Однако при подписании документов таким способом, даже если это предусмотрено соглашением сторон, организация может столкнуться с претензиями налоговых органов относительно подтверждения учета затрат по договору в расходах при налогообложении прибыли или применения иных налоговых последствий совершения сделки, направленных на уменьшение налоговой базы. В этом случае организация может оказаться вынуждена доказывать реальность хозяйственных операций при рассмотрении спора в суде.

 

Ответ подготовил: Ерин Павел, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа: Золотых Максим, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

 

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм

 

Нужна электронная подпись?  Достаточно оставить заявку. Мы поможем выбрать нужный в вашем случае тип сертификата электронной подписи, расскажем как его применить и предоставим другие дополнительные услуги. Оставить заявку >>