Главная → Статьи → Какие документы сотрудников можно утилизировать?

 

Какие документы сотрудников можно утилизировать?

Организация архивирует личные дела сотрудников.
Какие документы необходимо сохранить, а какие можно утилизировать?
Можно ли утилизировать дополнительные соглашения к трудовому договору и заявления о приеме на работу, о переводе?

 

Требование об обязательном формировании и ведении личных дел на работников трудовое законодательство не содержит. В то же время действующее законодательство содержит ряд норм, в соответствии с которыми формирование и ведение личных дел обязательны в отношении некоторых категорий сотрудников, например государственных и муниципальных служащих (ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ “О муниципальной службе в Российской Федерации”, ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ “О государственной гражданской службе Российской Федерации”). Поскольку в данном случае сотрудники коммерческой организации не относятся к такой категории лиц, ведение их личных дел осуществляется работодателем по его усмотрению. Работодатель самостоятельно определяет порядок формирования и ведения личных дел своих работников с учетом положений действующего законодательства, касающихся порядка хранения и использования персональных данных работников.

Персональные данные работника – это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника, а их обработка – получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника (ст. 85 ТК РФ). Пункт 2 части первой ст. 86 ТК РФ устанавливает, что при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, ТК РФ и иными федеральными законами. В силу ст. 87 ТК РФ порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов. В соответствии с п. 8 части первой ст. 86 ТК РФ работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области. Работодатель должен осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись (ст. 88 ТК РФ). Трудовой кодекс РФ не регламентирует вопрос о том, в каком именно документе должен устанавливаться порядок хранения и использования персональных данных. На наш взгляд, работодатель должен самостоятельно определить, будет ли такой порядок установлен в отдельном локальном нормативном акте (например в положении об обработке персональных данных), или же соответствующие нормы будут включены в иной внутренний документ организации (например в положение о персонале).

Пункт 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее – Закон № 125-ФЗ) дает определение документов по личному составу. Это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. В силу ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также утвержденными в соответствии с законодательством перечнями типовых архивных документов.

Из Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень), можно сделать вывод о том, что личные дела, включают в себя такие документы, как заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др. Но для случаев, когда ведение личных дел не обязательно, перечень входящих в них документов устанавливается работодателем самостоятельно. Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 утверждено Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела. Так, п. 16 указанного Положения содержит перечень документов, которые включаются в личное дело гражданского служащего. Указанный перечень может быть использован в качестве примера и другими организациями при разработке порядка оформления личных дел сотрудников, поскольку он не является обязательным для организаций, не связанных с гражданской службой.

Следует также отметить, что вопрос о правомерности применения приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558, утвердившего Перечень, рассматривался Высшим арбитражным судом РФ по обращению коммерческой организации, заявившей о несоответствии этого приказа положениям Закона № 125-ФЗ (решения ВАС РФ от 06.09.2011 № 7889/11, а также от 21.02.2012 № 14589/11). В своем последнем решении ВАС РФ признал приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 в части, в которой данным нормативным правовым актом на акционерные общества и другие коммерческие организации, которые не подведомственны федеральным органам государственной власти, возлагаются обязанности по хранению документов, перечисленных в Перечне, с указанием сроков хранения, соответствующим положениям Закону № 125-ФЗ.

Таким образом, при определении сроков хранения документов коммерческая организация обязана руководствоваться положениями Перечня. Так, в силу п. 656 Перечня личные дела руководителей организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации должны храниться в организации постоянно, иных работников организации – на протяжении 75 лет. На архивное хранение личное дело передается после увольнения сотрудника из данной организации. Срок передачи на хранение может быть определен работодателем самостоятельно в локальном акте организации на основании ст. 8 ТК РФ.

Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел, подлежат хранению в течение 75 лет (п. 657 Перечня № 558).
Учитывая, что внесение изменений в трудовой договор возможно путем заключения дополнительного соглашения к нему (ст. 72 ТК РФ), все дополнительные соглашения к трудовому договору также подлежат хранению в течение 75 лет.

Следовательно, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним и включенные в личные дела заявления о приеме и переводе работников подлежат обязательному хранению в течение 75 лет.

 

Ответ подготовил: Каменщиков Александр, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа: Комарова Виктория, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

 

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм

 

Хотите перейти на ЭДО? Поможем организовать юридически значимый документооборот с применением электронной подписи. Оставить заявку >>