Главная → Статьи → Когда электронный счет-фактуру нужно распечатать

 

Когда электронный счет-фактуру нужно распечатать

Организация в рамках агентского договора продает продукцию принципала. При этом агент, действуя от своего имени, выставляет покупателям счета-фактуры в бумажном виде. Выданные и полученные счета-фактуры организация регистрирует в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, а не в книгах продаж и покупок.
Может ли организация не распечатывать второй экземпляр счета-фактуры на бумажном носителе, а ограничиться хранением счетов-фактур в электронном виде?

 

Согласно абзацу второму п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком, который утвержден приказом Минфина России от 10.11.2015 174н (далее – Порядок).

Счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, ИП в соответствии с законодательством РФ (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Пунктом 14 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 1137 (далее – Постановление 1137), предусмотрено, что счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), подтверждения оператора электронного документооборота, извещения покупателей о получении счета-фактуры (в том числе корректировочного, исправленного) хранятся в хронологическом порядке соответственно по мере их выставления (составления, в том числе исправления, если счета-фактуры не подлежат направлению покупателю либо если направленные продавцом покупателю счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные) не получены покупателем) или получения за соответствующий налоговый период.

Кроме того, согласно п. 1.13 Порядка участники электронного документооборота обеспечивают хранение документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, составление и выставление которых предусмотрено настоящим Порядком, совместно с применявшимся для формирования электронной подписи указанных документов квалифицированным сертификатом ключа проверки электронной подписи в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур.

Учитывая данные нормы, Минфин России в письме от 13.01.2016 03-03-06/1/259 пришел к выводу, что счета-фактуры, выставленные в установленном Порядке в электронном виде, хранятся налогоплательщиком в электронном виде без распечатки их на бумажном носителе. При этом обратив внимание, что налоговое законодательство предъявляет требование по применению квалифицированной электронной подписи для электронных счетов-фактур (смотрите также п. 2 письма ФНС России от 06.02.2014 ГД-4-3/1984@).

В случае составления и выставления покупателю счетов-фактур на бумажном носителе Минфин России (в письме от 30.05.2017 03-07-09/33048) обратил внимание на п. 6 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением 1137 (далее – Правила), в соответствии с которым первый экземпляр счета-фактуры, составленный на бумажном носителе, выставляется покупателю, второй экземпляр остается у продавца. На основании этого и уполномоченный орган заключил, что хранение вторых экземпляров таких счетов-фактур в виде электронного образца, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации, НК РФ и Правилами не предусмотрено.

Таким образом, исходя из разъяснений уполномоченных органов, можно сделать вывод, что если счета-фактуры составляются и выставляются покупателям в бумажном виде, то второй экземпляр таких счетов-фактур следует хранить также в бумажном виде.

 

Ответ подготовил: Федорова Лилия, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член Российского Союза аудиторов
Контроль качества ответа: Королева Елена, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

 

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм 

 

Хотите перейти на ЭДО? Поможем организовать юридически значимый документооборот с применением электронной подписи.  Оставить заявку >>