Главная → Статьи → Нечитаемый кассовый чек не подтвердит командировочные расходы

 

Нечитаемый кассовый чек не подтвердит командировочные расходы

Работник государственного бюджетного учреждения приложил к авансовому отчету нечитаемый кассовый чек, счет гостиницы и письмо собственника гостиницы, подтверждающее проживание сотрудника и сумму оплаты.

 

Гарантии возмещения расходов работнику, связанных со служебной командировкой, предусмотрены ст. 167 ТК РФ. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов РФ, работникам государственных учреждений субъектов РФ определяются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ (ст. 168 ТК РФ).

В соответствии с нормами действующего законодательства работник (далее – подотчетное лицо) обязан в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня выхода на работу после командировки, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) Авансовый отчет (ф. 0504505) с приложением к нему оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы (п. 216 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, п. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

При этом работник должен подтвердить не только факт проживания в гостинице, но и факт оплаты гостиничных услуг. По общему правилу факт оплаты товаров (работ, услуг) наличными денежными средствами и (или) с использованием платежных карт должен подтверждаться предоставляемыми подотчетными лицами чеками контрольно-кассовой техники (п. 2 ст. 1.2, п. 2 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, далее – Закон № 54-ФЗ). В то же время предусмотрены исключения из данного правила, которые перечислены в п.п. 2, 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ.

До 1 июля 2018 года оплата проживания может быть подтверждена кассовым чеком нового образца или бланком строгой отчетности, оформленным по старым правилам. Обратим внимание, что кассовый чек и бланк строгой отчетности должны содержать обязательные реквизиты, установленные п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ (письма Минфина России от 12.05.2017 № 03-01-15/28910, от 02.05.2017 № 03-01-15/26812).

Таким образом, можно сделать следующие выводы. В случае отсутствия кассового чека или бланка строгой отчетности в качестве подтверждения оплаты гостиничных услуг контролирующие органы могут потребовать возмещения ущерба, а также квалифицировать искажение отчетности. В то же время, если работник самостоятельно обратится в суд и подтвердит факт выполнения служебного задания в командировке, судьи могут принять его сторону и обязать учреждение возместить расходы.

Так или иначе, решение о возмещении или об отказе в возмещении суммы за проживание в такой ситуации остается за руководителем. Именно руководитель принимает окончательное решение об утверждении Авансового отчета (ф. 0504505) с учетом возникновения возможных претензий со стороны проверяющих органов в отношении рассматриваемой ситуации.

 

Ответ подготовил: Емельянова Ольга, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа: Монако Ольга, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор

 

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм

 

Необходимо передавать фискальные данные в ИФНС? Компания Электронный Экспресс является оператором фискальных данных и входит в реестр ОФД ФНС России. Подключить кассу к ОФД >>