Главная → Статьи → Обязано ли общество предоставить электронные бухгалтерские документы участнику?

 

Обязано ли общество предоставить электронные бухгалтерские документы участнику?

Участник ООО обратился к обществу с требованием предоставить в электронном виде документы из специализированной бухгалтерской программы. Суд первой инстанции удовлетворил это требование. Однако общество не может его исполнить, так как база данных специализированной бухгалтерской программы была утрачена. Технически ее восстановление возможно путем переноса данных, которые содержатся в бумажных документах. Обязано ли ООО по запросу участника восстановить базу специализированной бухгалтерской программы и предоставить ее копию участнику, если ранее она была утрачена? Есть ли судебная практика по данному вопросу?

 

Согласно п. 1 ст. 65.2 ГК РФ участники корпорации (участники, члены, акционеры и т.п.) вправе в случаях и в порядке, которые предусмотрены законом и учредительным документом корпорации, получать информацию о деятельности корпорации и знакомиться с ее бухгалтерской и иной документацией.

К корпорациям относятся в том числе общества с ограниченной ответственностью (п. 1 ст. 65.1, п. 4 ст. 66 ГК РФ).

Пунктом 1 ст. 8 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ “Об обществах с ограниченной ответственностью” (далее – Закон об ОО) предусмотрено, что участники общества с ограниченной ответственностью (далее – ООО, общество) вправе получать информацию о деятельности общества и знакомиться с его бухгалтерскими книгами и иной документацией в установленном его уставом порядке.

В соответствии с п. 1 ст. 50 Закона об ООО общество обязано хранить документы, перечисленные в этой норме, а также иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами РФ, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников, совета директоров (наблюдательного совета), а также исполнительных органов ООО.

Согласно п. 4 ст. 50 Закона об ООО общество по требованию своего участника обязано обеспечить ему доступ к документам, предусмотренным п. 1 той же статьи. Общество по требованию участника общества обязано предоставить ему копии этих документов.

В п. 14 информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144 (далее – Информационное письмо № 144) сформулирована правовая позиция, в соответствии с которой ведение обществом бухгалтерского учета с использованием специализированных компьютерных программ не освобождает его от обязанности обеспечить доступ участников к информации, содержащейся в компьютерных файлах, а также скопировать по требованию участника эту информацию на электронный носитель информации (в общераспространенном формате текстового компьютерного файла) и (или) перенести эту информацию на бумажный носитель с целью предоставления участнику.

В силу ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон № 402-ФЗ) первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 6 ст. 10 Закона № 402-ФЗ). Регистры налогового учета ведутся в виде специальных форм на бумажных носителях, в электронной форме и (или) любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ).

Вместе с тем законодательство не предусматривает обязательного составления документов бухгалтерского, налогового учета или иных документов с использованием специализированного программного обеспечения. Кроме того, ни Закон об ООО, ни иной нормативный правовой акт не предусматривают обязанности общества предоставлять своим участникам копию базы данных такого программного обеспечения (определение ВАС РФ от 13.09.2007 № 11275/07, постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.05.2014 № 11АП-5891/14).

Соответственно, в случае утраты электронной базы данных общество, на которое законодательством не возложена обязанность составления определенных документов в электронном виде, не обязано восстанавливать эту базу.

Однако это не исключает удовлетворение судом требования участника ООО о предоставлении ему копий документов общества, в том числе в электронном виде.

Согласно ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Исходя из приведенной нормы, с учетом правил абзаца третьего п. 1 ст. 8, п.п. 1, 4 ст. 50 Закона об ООО, общество обязано в течение срока хранения документов принимать меры к их восстановлению в случае, если документы утрачены, и не освобождается от обязанности предоставить участнику по его запросу копии соответствующих документов.

Как указано в п. 8 Информационного письма № 144, в случае отсутствия у общества по каким-либо причинам документа, копия которого запрошена участником, общество обязано сообщить участнику об отсутствии документа, а также (при наличии таких сведений) о причинах его отсутствия, месте нахождения документа и предполагаемой дате, когда он будет возвращен в общество или восстановлен (при наличии такой возможности).

Принимая во внимание изложенные правила, а также разъяснения, которые содержатся в п. 14 Информационного письма № 144, можно прийти к выводу о том, что в случае, если документы, на ознакомление с которыми имеет право участник, составляются обществом в электронном виде (в частности, в специализированных компьютерных программах), участник вправе по своему выбору требовать предоставления ему копий документов на бумажных носителях либо электронного копирования таких документов (в виде компьютерных файлов). При этом обязанность доказать в ходе судебного разбирательства факт отсутствия (утраты) соответствующих документов, в том числе электронных, возлагается на общество (смотрите в связи с этим постановления Пятого арбитражного апелляционного суда от 26.08.2016 № 05АП-5759/16, Девятого арбитражного апелляционного суда от 27.06.2016 № 09АП-22498/16 и от 30.05.2014 № 09АП-13063/14, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 07.03.2016 № 15АП-21888/15).

Так, в постановлении Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.11.2016 № 19АП-4989/16 отмечается, что в случае, если отсутствие запрашиваемых документов не доказано, наличие и сохранность документации у общества презюмируется.

Поэтому, с одной стороны, в рассматриваемой ситуации общество не обязано восстанавливать утраченную базу данных специализированной бухгалтерской программы и предоставлять участнику копию документа из такой базы в электронном виде. С другой стороны, это не исключает вероятности удовлетворения судом требования к обществу о предоставлении участнику того или иного документ в электронном виде (смотрите также постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19.05.2017 № 13АП-8136/17). Невозможность исполнения судебного акта может быть установлена в ходе исполнительного производства, что повлечет за собой возврат взыскателю исполнительного документа и окончание исполнительного производства или прекращение исполнительного производства (п. 2 ч. 1 ст. 43, п. 2 ч. 1 ст. 46, п. 3 ч. 1 ст. 47 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ “Об исполнительном производстве”). Участник ООО не лишен права обратиться к обществу с требованием о предоставлении тех же документов на бумажном носителе.

 

Ответ подготовил: Ерин Павел, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа: Золотых Максим, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

 

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм 

 

Хотите перейти на ЭДО? Поможем организовать юридически значимый документооборот с применением электронной подписи.  Оставить заявку >>