Главная → Статьи → Операции онлайн-кассы передвижной мастерской нужно фиксировать в отдельной кассовой книге

 

Операции онлайн-кассы передвижной мастерской нужно фиксировать в отдельной кассовой книге

Организация, применяющая общую систему налогообложения, оказывает услуги по ремонту геодезического оборудования. Для этого была приобретена передвижная мастерская (на машине), чтобы оказывать услуги клиентам, которые не могут (или не хотят) везти в организацию оборудование. Специалисты организации выезжают к заказчикам на строительные площадки с целью обслуживания (ремонта) оборудования. В случае длительной поездки (в другие города) на передвижной мастерской с посещением нескольких площадок нет возможности внести принятые за выполненные работы наличные денежные средства в кассу предприятия в день их получения от заказчика (в день выдачи чека ККМ заказчику). Машина оборудована онлайн-кассой и компьютером с установленной бухгалтерской программой (есть возможность выписать приходный кассовый ордер). Каким образом в данном случае следует организовать кассовый документооборот (можно ли вести еще одну отдельную кассовую книгу в данном случае)?

 

При осуществлении наличных денежных расчетов необходимо руководствоваться:
– Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт” (далее – Закон № 54-ФЗ);
– Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства” (далее – Указание № 3210-У).

В соответствии со ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ контрольно-кассовая техника (далее – ККТ) применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими расчетов (ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ), за исключением случаев, установленных Законом № 54-ФЗ.

По вопросу документального оформления наличных денежных расчетов отметим, что пользователи онлайн-касс не обязаны заполнять формы первичной документации по ККТ, утвержденные ранее постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций” (письма Минфина России от 04.04.2017 № 03-01-15/19821, от 16.09.2016 № 03-01-15/54413, ФНС России от 03.04.2017 № ЕД-4-20/6181@, от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059@). Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденные письмом Минфина России от 30.08.1993 № 104 (далее – Типовые правила), также не подлежат обязательному применению (письмо Минфина России от 01.06.2017 № 03-01-15/34152).

При использовании онлайн-касс оформляются фискальные документы, приведенные в п. 4 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ. Указанные документы формируются в электронном виде и направляются оператору фискальных данных (п. 3 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ).

Онлайн-кассы обеспечивают формирование отчета об открытии смены, а по окончании осуществления расчетов – отчет о закрытии смены. При этом, исходя из того, что кассовый чек (бланк строгой отчетности) не может быть сформирован позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены, отчет о закрытии смены формируется не позднее чем через 24 часа после открытия смены (п. 2 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ). Фактически отчет о закрытии смены (дополнительно смотрите п. 6 приказа ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@) заменяет Z-отчет, составляемый по итогам рабочей смены ККТ, предусмотренный п. 6.1 Типовых правил.

Таким образом, при использовании онлайн-касс обязательным является формирование фискальных документов, в том числе отчетов об открытии и закрытии смены.

Кроме этого, необходимо оформлять кассовые документы, предусмотренные Указанием № 3210-У:
– приходные кассовые ордера 0310001 (далее – ПКО),
– расходные кассовые ордера 0310002 (далее – РКО) и
– кассовую книгу 0310004.

ПКО – кассовый документ, применяемый для оформления приема наличных денег в кассу организации (пп. 4.1 п. 4, п. 5 Указания № 3210-У). Форма ПКО и указания по ее применению и заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Оформлять и подписывать ПКО могут лица, указанные в пп. 4.2 п. 4, пп. 4.3 п. 4 Указания № 3210-У.

При ведении кассовых операций с применением ККТ кассовые документы (ПКО и РКО) могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абзацем двадцать седьмым ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ (пп. 4.1 п. 4 Указания № 3210-У).

Поступающие в кассу юридического лица наличные деньги и выдаваемые из кассы наличные деньги учитываются в кассовой книге (унифицированная форма № КО-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88) (пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У). Записи в кассовой книге осуществляются по каждому ПКО (РКО), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги. Обращаем внимание, что с 19.08.2017 (с момента вступления в силу Указания Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) требование о внесении записей в кассовую книгу именно кассиром отменено.

Учитывая изложенное, формирование отчета о закрытии смены (Z-отчета) и оприходование выручки ПКО производятся по окончании рабочего дня (рабочей смены), то есть ежедневно (смотрите также письма УФНС России по г.Москве от 20.01.2011 № 17-15/4707, от 20.04.2011 № 17-15/38757).

При этом если рабочий день (рабочая смена) начинается в один календарный день, а заканчивается в другой, то в таком случае допускается снятие Z-отчета и оприходование выручки (оформление ПКО) на следующий день (в день закрытия смены) (письмо УФНС России по г. Москве от 26.11.2010 № 16-15/124515@, постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 18.11.2016 № 09АП-51629/16, АС Уральского округа от 13.10.2016 № Ф09-8506/16). Специалисты Минфина России в письме от 11.06.2009 № 03-01-15/6-311 также разъясняют, что в кассовой книге выручка отражается согласно внутреннему распоряжению руководителя или целиком на день снятия Z-отчета, или целиком за предыдущий день (смотрите также письмо УМНС по г. Москве от 03.02.2003 № 29-12/6552). В письме УФНС России по г. Москве от 03.05.2005 № 09-24/31061 также фактически было признано обоснованным оприходование наличных денежных средств на следующий день в ситуации, при которой режим работы предприятия отличался от режима работы бухгалтера (с 11 до 23 часов и с 9 до 18 часов соответственно) (смотрите также постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 18.06.2013 № 09АП-14607/13).

Исходя из содержания вопроса, в рассматриваемой ситуации в случае длительной поездки (в другие города) на передвижной мастерской с посещением нескольких стройплощадок у работников организации нет возможности внести принятые за выполненные работы наличные денежные средства в основную кассу предприятия ни в день их получения от заказчика (в день выдачи чека ККМ заказчику), ни на следующий день (поездка может быть сроком на месяц и более).

Вместе с тем из общего порядка учета денежной наличности следует обязанность внесения в кассовую книгу записей о каждом факте приема наличных денежных средств (абзац третий пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У). В письме ФНС России от 05.06.2013 № АС-4-2/10250 “О направлении арбитражной практики” было приведено постановление Тринадцатого Арбитражного Апелляционного Суда от 25.02.2013 по делу № А56-55039/2012, в котором указано, что невнесение в кассовую книгу записи о поступлении наличных денежных средств в день их поступления является неоприходованием в кассу этих денежных средств.

Так, например, обособленные подразделения, в которых ведутся кассовые операции, независимо от того, сдают они денежную наличность в банк или в головную организацию, должны вести собственную кассовую книгу (письмо Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255). Обособленные подразделения передают в головную организацию копию листа кассовой книги. Порядок передачи, включая сроки, устанавливается самим юридическим лицом с учетом срока составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (абзац седьмой пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У). Обязанность передавать копию листа ежедневно отменена с 01.06.2014. Зафиксировать порядок передачи можно внутренним документом (приказом) или включить его в учетную политику организации. Каких-либо требований к этому порядку Указание № 3210-У не содержит. Порядок приема денег от обособленного подразделения устанавливается самим юридическим лицом (пп. 5.3 п. 5 Указания № 3210-У). То есть ПКО следует оформлять в момент фактического получения денег от обособленного подразделения.

Полагаем, что в рассматриваемой ситуации в целях применения положений Указания № 3210-У передвижная мастерская, оснащенная оборудованием для выполнения работ по ремонту (обслуживанию) геодезического оборудования, онлайн-кассой, а также компьютером с установленной бухгалтерской программой, соответствует понятию обособленного подразделения, приведенному в абзаце четвертом п. 2 Указания № 3210-У. Принимая во внимание специфику деятельности организации и учитывая законодательно установленную обязанность ежедневного отражения в учете полученной выручки, прием наличных денежных средств от заказчиков при выполнении работ на передвижной мастерской, на наш взгляд, следует оформлять с внесением записей в отдельную кассовую книгу. При этом напомним, что кассовые операции осуществляются, оформляются и подписываются уполномоченными лицами (п. 4, пп. 4.2 п. 4, пп. 4.3 п. 4 Указания № 3210-У). Порядок приема от заказчиков денежных средств передвижной мастерской и их последующей передачи в основную кассу предприятия следует установить внутренним документом организации или учетной политикой.

В то же время отметим, что данный вывод является нашим экспертным мнением. По вопросам соблюдения порядка ведения кассовых операций (в частности, порядка оформления ПКО и отражения операций в кассовой книге) Минфин России рекомендует обращаться в Банк России, наделенный функциями определения указанного порядка в соответствии со ст. 34 Федерального закона от 10.07.2002 № 86-ФЗ “О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)” (письмо Минфина России от 04.04.2017 № 03-01-15/19821).

 

Ответ подготовил: Алексеева Анна, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, член Палаты налоговых консультантов
Контроль качества ответа: Мельникова Елена, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член РСА

 

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм 

 

Необходимо передавать фискальные данные в ИФНС? Компания Электронный Экспресс является оператором фискальных данных и входит в реестр ОФД ФНС России. Подключить кассу к ОФД >>