Главная → Статьи → Простая электронная подпись может быть использована для внутреннего ЭДО

 

Простая электронная подпись может быть использована для внутреннего ЭДО

Организация применяет общую систему налогообложения, занимается оптовой торговлей геодезическим оборудованием. У организации есть два обособленных подразделения в других городах России. Для оперативного решения проблем в учете организация использует ксерокопии первичных документов, полученные от сотрудников подразделений (авансовые отчеты, заявления на перевод подотчетных сумм, списание материальных ценностей для собственных нужд и др.). Документы подписываются простой электронной подписью. Такую возможность дает бухгалтерская программа. Затем отслеживается приход оригинальных документов. Возможно ли в целях налогового учета использовать электронный документооборот и электронную подпись в программном обеспечении организации (без обращения в специализированные удостоверяющие организации)?

 

Документальное подтверждение расходов является одним из обязательных условий для их признания в целях налогообложения прибыли.

Под документально подтвержденными расходами в соответствии с абзацем 4 п. 1 ст. 252 НК РФ понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными, в частности, в соответствии с законодательством РФ.

НК РФ не предъявляет каких-либо конкретных требований к оформлению документов, а также не устанавливает особенностей, в соответствии с которыми определенные документы должны оформляться исключительно на бумажном носителе (письмо Минфина России от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43920).

Поскольку в налоговом законодательстве не приведено понятие первичных документов, на основании ст. 11 НК РФ следует использовать определения из других отраслей законодательства. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон № 402-ФЗ) формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Они должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные в п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ (смотрите также письма Минфина России от 19.01.2015 № 03-03-06/1/879, от 05.12.2014 № 03-03-06/1/62458).

К числу таких обязательных реквизитов Закон № 402-ФЗ относит подпись (подписи) лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, с указанием его (их) фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этого лица (этих лиц).

Часть 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ предусматривает, что первичный учетный документ может составляться в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета (п. 4 части 3 ст. 21 Закона 402-ФЗ).

По мнению финансового ведомства (письмо Минфина России от 05.05.2015 № 07-01-06/25701) до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее – Закон № 63-ФЗ) вид электронной подписи.

Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи (часть 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Принимая во внимание приведенные нормы Закона № 63-ФЗ, специалисты налогового ведомства приходят к выводу, что электронный документооборот с применением, в том числе, простой электронной подписи может быть организован хозяйствующими субъектами при наличии между ними юридически действительного соглашения.

При этом в целях подтверждения расходов по налогу на прибыль аутентичность электронного первичного документа, подписанного простой электронной подписью, должна быть обеспечена наличием в соответствующем соглашении между контрагентами порядка проверки электронных подписей. Данное мнение нашло отражение в письме ФНС России от 19.05.2016 № СД-4-3/8904 (смотрите также письмо ФНС России от 17.01.2014 № ПА-4-6/489).

В свою очередь, в письмах Минфина России от 30.05.2016 № 03-03-06/1/31061, от 05.05.2015 № 07-01-06/25701, от 04.08.2015 № 03-03-06/44905 говорится, что электронные документы, обращающиеся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, подписанные простой электронной подписью, признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных соглашением.

Обобщая сказанное, можно сделать вывод, что согласно позиции официальных органов в настоящее время электронные документы, подписанные простой электронной подписью, признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, в случаях, установленных соглашением участников электронного взаимодействия.

Как мы поняли, в анализируемом случае речь идет о внутренних документах организации (авансовых отчетах, актах на списание материальных ценностей и пр.).

По нашему мнению, сказанное выше справедливо и в отношении внутренних документов организации. Таким образом, полагаем, что Ваша организация вправе использовать в целях налогообложения прибыли внутренние документы, составленные в электронном виде и подписанные простой электронной подписью.

Считаем, что с этой целью организации следует издать соответствующий приказ о введении электронного документооборота, а также утвердить положение или правила об электронном документообороте. В них возможно указать, например, перечень документов, оформляемых в электронном виде, порядок их обработки, рассмотрения, перечень должностей сотрудников, участвующих в электронном документообороте.

Соответствующие положения об использовании документов в электронном виде, подписанных простой электронной подписью, по определенным хозяйственным операциям должны содержаться и в учетной политике организации.

Разъяснениями уполномоченных органов, а также судебными решениями применительно к рассматриваемой ситуации мы не располагаем.

Косвенно о возможности использования внутреннего электронного документооборота свидетельствует письмо Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, в котором работники финансового ведомства, не ответив прямо на вопрос о возможности составления авансового отчета в электронной форме с подписанием его электронной подписью, указали, что информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

 

Ответ подготовил: Завьялов Кирилл, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член РСА
Контроль качества ответа: Королева Елена, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

 

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм 

 

Нужна электронная подпись?  Достаточно оставить заявку. Мы поможем выбрать нужный в вашем случае тип сертификата электронной подписи, расскажем как его применить и предоставим другие дополнительные услуги. Оставить заявку >>

 

Хотите перейти на ЭДО? Поможем организовать юридически значимый документооборот с применением электронной подписи.  Оставить заявку >>