Главная → Статьи → Старые чеки ККТ не подтвердят командировочные расходы

 

Старые чеки ККТ не подтвердят командировочные расходы

С 01.07.2017 продавцы больше не вправе использовать старые ККТ, которые приобрели до 01.02.2017 (вводится запрет на работу со старыми ККТ). Все организации и предприниматели обязаны применять онлайн-кассу. Те, кто оказывает услуги населению, вправе выдавать бланки строгой отчетности до 01.07.2018.
Какие документы (кассовые чеки, бланки строгой отчетности) вправе принимать бухгалтерия с 01.07.2017 от сотрудников в подтверждение командировочных расходов по авансовому отчету?
Какие исключения существуют для принятия старых чеков?
Какие реквизиты обязательны для документа из удаленной местности (что проверять)?

 

Применение контрольно-кассовой техники (далее – ККТ) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в Российской Федерации регулируется Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ (далее – Закон № 54-ФЗ).

С 15 июля 2016 года вступили в силу изменения, внесенные Федеральным законом от 03.07.2016 № 290-ФЗ (далее – Закон № 290-ФЗ), которыми предусмотрен переход на применение ККТ, передающей информацию о расчетах через оператора фискальных данных в адрес налоговых органов в электронном виде. Переход на онлайн-кассы осуществляется поэтапно:
– для вновь регистрируемой ККТ – с 1 февраля 2017 года;
– для применяемой в настоящее время ККТ – с 1 июля 2017 года;
– для лиц, на которых возлагается ранее отсутствовавшая обязанность по применению ККТ, – с 1 июля 2018 года (части 7, 8, 9 ст. 7 Закона № 290-ФЗ).

Так, на основании ч. 8 ст. 7 Закона № 290-ФЗ организации и индивидуальные предприниматели, выполняющие работы, оказывающие услуги населению, вправе не применять ККТ при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности в порядке, установленном Законом № 54-ФЗ (в редакции, действовавшей до дня вступления в силу Закона № 290-ФЗ), до 1 июля 2018 года.

Следовательно, на основании переходных положений ст. 7 Закона № 290-ФЗ бухгалтерия может принимать до 1 июля 2018 года в прежнем порядке документы, подтверждающие расходы на проезд к месту командировки и обратно, в частности:
– при использовании автомобильного транспорта – форма и обязательные реквизиты документов приведены в Приложениях к Правилам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112 (письмо Минфина России от 18.02.2016 № 03-01-15/9263), например: “Разовый билет для проезда в пригородном и междугородном сообщении с фиксированной датой и временем отправления”;
– при использовании железнодорожного транспорта – проездные документы, формы которых утверждены приказом Минтранса России от 05.08.2008 № 120;
– при использовании воздушного транспорта – посадочные талоны и пассажирские билеты (их копии) (рекомендуемая форма таких билетов утверждена приказом Минтранса России от 29.01.2008 № 15).

Бланками строгой отчетности, оформленными в соответствии с требованиями п.п. 1-3 постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 (далее – Постановление № 359), до 1 июля 2018 года могут подтверждаться и расходы на оплату гостиничных услуг, оказываемых организациями и индивидуальными предпринимателями.

Напомним, согласно п. 4 Положения бланк документа изготавливается типографским способом или формируется с использованием автоматизированных систем (в том числе на кассовой ленте, письма Минфина России от 05.05.2014 № 03-01-15/20962, от 10.12.2010 № 03-01-15/9-256). Основное требование – наличие обязательных реквизитов, перечисленных в п. 3 Положения № 359 (письмо Минфина России от 27.12.2016 № 03-01-15/78348).

Если же организации и индивидуальные предприниматели, оказывающие услуги населению, не используют свое право не применять ККТ при расчетах наличными денежными средствами или с применением банковских карт, то с 1 июля 2017 года к чекам и “новым” БСО, выданным ими, предъявляются общие требования, установленные в п. 1 ст. 4.7 Закона 54-ФЗ.

Однако здесь могут возникнуть сложности. Не все организации и индивидуальные предприниматели успеют установить фискальные накопители в виду объективных причин – нехватки оборудования (фискальных накопителей) на “рынке”. В этом случае они обязаны при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа выдавать покупателю (клиенту) на бумажном носителе подтверждение факта осуществления расчета между организацией (ИП) и покупателем (письма Минфина России от 30.05.2017 № 03-01-15/33121, от 18.04.2017 № 03-01-15/23313).

Принимать или не принимать указанные документы, подтверждающие расходы подотчетного лица, но уже не отвечающие требованиям законодательства, – решает руководитель учреждения. Возможно, в этом случае следует запросить у продавца подтверждение, что им предприняты меры для соблюдения требований законодательства. Разъяснений уполномоченных органов в отношении легитимности “старых” чеков и БСО и возможности принятия их к учету в качестве подтверждения расходов нет.

Избежать рисков получения “старых” чеков в переходный период поможет безналичная оплата гостиницы или же заключение договора найма жилья у физического лица, которое не обязано применять ККТ (в этом случае подтверждением расходов будет договор и расписка в получении денежных средств или документы, подтверждающие перевод средств на счет (карту) физического лица).

На основании п. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ организации и ИП, осуществляющие расчеты в отдаленных или труднодоступных местностях, вправе не применять ККТ при условии выдачи покупателю (клиенту) по его требованию документа, подтверждающего факт осуществления расчета, содержащего наименование документа, его порядковый номер, реквизиты, установленные абзацами четвертым-двенадцатым п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ, и подписанного лицом, выдавшим этот документ (смотрите также письмо Минфина России от 28.04.2017 № 03-01-15/26362).

Постановлением Правительства РФ от 15.03.2017 № 296 утверждены Правила выдачи и учета документов, подтверждающих факт осуществления расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях. Такой документ должен:
– подтверждать факт осуществления расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях;
– подтверждать факт осуществления расчета с покупателем (клиентом);
– содержать наименование документа, его порядковый номер, а также обязательные реквизиты;
– быть подписан лицом, выдавшим документ.

Обязательными реквизитами документа в том числе являются:
– дата, время и место (адрес) осуществления расчета (при расчете в зданиях и помещениях – адрес здания и помещения с почтовым индексом, при расчете в транспортных средствах – наименование и номер транспортного средства, адрес организации либо адрес регистрации индивидуального предпринимателя, при расчете в сети Интернет – адрес сайта пользователя);
– наименование организации или фамилия, имя, отчество (при наличии) предпринимателя;
– ИНН организации или предпринимателя;
– применяемая при расчете система налогообложения;
– признак расчета (оплата или возврат);
– наименование товаров, работ, услуг;
– сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм НДС по этим ставкам (если реализация облагается НДС);
– форма расчета (наличные денежные средства или электронные средства платежа);
– сумма оплаты наличными денежными средствами или электронными средствами платежа;
– должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего документ и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту).

Перечень отдаленных или труднодоступных местностей определяет орган государственной власти субъекта РФ, доводит его до сведения уполномоченного органа и размещает на своем официальном сайте в сети “Интернет” (п. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ)*(Смотрите, например: постановление Правительства Калининградской области от 07.06.2017 № 287; постановление Правительства Тверской области от 07.06.2017 № 172-пп; постановление Правительства Астраханской области от 08.02.2017 № 31-П.).

К сведению:
На официальном сайте ФНС России в сети Интернет в разделе “Новый порядок применения контрольно-кассовой техники” размещены справочная информация о новом порядке применения ККТ, в частности, ответы на часто задаваемые вопросы и иные информационные материалы.

 

Ответ подготовил: Монако Ольга, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор
Ответ прошел контроль качества

 

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм 

 

Необходимо передавать фискальные данные в ИФНС? Компания Электронный Экспресс является оператором фискальных данных и входит в реестр ОФД ФНС России. Подключить кассу к ОФД >>