Главная → Статьи → Внедрение электронного документооборота с электронной подписью

 

Внедрение электронного документооборота с электронной подписью

Заключается договор на оказание услуги по упрощенной идентификации клиента в целях заключения с указанным клиентом договора потребительского кредита (займа). Поставщик услуг предлагает обмениваться документами через личную систему типа “Личный кабинет” с помощью программных и аппаратных средств передачи и приема электронных документов по каналу связи. Основным каналом связи является специальная программа, дополнительным – адреса электронной почты сторон.
Далее по тексту договора: “Стороны признают, что любые документы, оформленные в электронном виде, юридически равнозначны соответствующим документам на бумажных носителях, оформленных собственноручными подписями уполномоченных лиц”.
Могут ли стороны договора оказания услуг организовать электронный документооборот, применяя электронную подпись, с целью признания затрат в целях налогообложения? Является ли электронная подпись обязательным реквизитом при заполнении документов?

 

В целях налогообложения расходы (затраты) должны быть документально подтверждены. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором) (п. 2 ст. 252 НК РФ).

Статьей 313 НК РФ определено, что подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы, соответствующие требованиям ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон № 402-ФЗ) (ст. 313 НК РФ, письма Минфина России от 03.03.2015 № 03-03-07/11015, от 05.12.2014 № 03-03-06/1/62458, от 14.04.2014 № 03-03-06/1/16775).

В соответствии с п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ обязательными реквизитами первичного учетного документа являются, в частности, подписи лиц (лица), совершивших (совершившего) сделку, операцию и ответственных (ответственного) за ее оформление, либо лиц (лица), ответственных (ответственного) за оформление свершившегося события, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

При этом отметим, что подпись является реквизитом, содержащим собственноручную роспись должностного или физического лица (п. 58 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Это обязательный реквизит любого документа, придающий ему юридическую силу (ст. 160 ГК РФ, ст. 57 ТК РФ, ст. 313 НК РФ, ч. 4 ст. 10, ч. 8 ст. 13 Закона № 402-ФЗ).

Согласно ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Под электронным документом понимается документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”).

Электронная подпись является аналогом собственноручной подписи. Ее использование допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом и иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, а также во всех случаях, установленных федеральными законами, регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее – Закон № 63-ФЗ).

Под электронной подписью понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Закона № 63-ФЗ).

Таким образом, документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Закона № 63-ФЗ, что подразумевает наличие электронной подписи для каждого из участников электронного взаимодействия (смотрите письма Минфина России от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232, от 04.08.2015 № 03-03-06/44905, от 05.05.2015 № 07-01-06/25701, письмо ФНС России от 17.01.2014 № ПА-4-6/489).

Обратите внимание, что, если законодательством РФ или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию получателя за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа (ч. 6 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

 

Ответ подготовил: Федорова Лилия, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член Российской коллегии аудиторов
Ответ прошел контроль качества

 

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм 

 

Хотите перейти на ЭДО? Поможем организовать юридически значимый документооборот с применением электронной подписи.  Оставить заявку >>

 

Нужна электронная подпись?  Достаточно оставить заявку. Мы поможем выбрать нужный в вашем случае тип сертификата электронной подписи, расскажем как его применить и предоставим другие дополнительные услуги. Оставить заявку >>