Главная → Статьи → Внедрение электронного документооборота: учет расходов

 

Внедрение электронного документооборота: учет расходов

Организации (ОАО) поступил товар – программные и аппаратные средства для организации электронного документооборота в составе: сертификата ЭЦП, электронного идентификатора eToke№, лицензии “КриптоПро CSP” (бессрочная). В графе 2 товарной накладной (наименование, характеристика, сорт, артикул товара) написано: Продукт для работы с ЭП № 247 (Доставка продукта клиенту. Фирменный удлинитель USB с присоской. Установочный диск. Комплект лицензий КриптоПро TSP OCSP. Лицензия КриптоПро CSP бессрочная. Носитель ключа eToke№. Выпуск/перевыпуск сертификата ключа проверки электронной подписи) на сумму 16130,60 руб., в т.ч. НДС 2460,60 руб. Как организации оприходовать товар? Какие нужно сделать проводки?

 

В рассматриваемой ситуации предметом заключенного организацией договора является оказание услуг по поставке программных и аппаратных средств для организации электронного документооборота в составе: сертификата ЭЦП, электронного идентификатора eToke№, лицензии “КриптоПро CSP” (бессрочная).

Отметим, что согласно п. 2 ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее – Закон № 63-ФЗ) сертификат ключа проверки электронной подписи – электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи.

Электронный идентификатор – это компактное устройство в виде USB-брелока, которое служит для авторизации пользователя в сети или на локальном компьютере.

“КриптоПро CSP” – это крипто-провайдер, программное обеспечение, необходимое для работы с ЭЦП.

Изготовление сертификатов ключей подписей, создание ключей электронной подписи, а также предоставление участникам процесса иных услуг отнесены к деятельности так называемых “удостоверяющих центров” (п. 1 ст. 13 Закона № 63-ФЗ).

На основании приказа Минкомсвязи России от 17.07.2013 № 179 “Об аккредитации удостоверяющих центров” подтверждено соответствие УЦ ОАО “НИИАС” требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” (свидетельство). Аккредитация предоставлена на срок до 17 июля 2018 года. Полученная аккредитация позволяет УЦ ОАО “НИИАС” выпускать квалифицированные сертификаты ключей проверки электронной подписи в соответствии с Федеральным законом “Об электронной подписи” и требованиями Приказа ФСБ России № 795 от 27.12.2011.

Поэтому мы считаем, что изготовление сертификатов ключей, создание электронного идентификатора (USB-ключа) являются услугами, оказываемыми удостоверяющим центром. Следовательно, сама электронная подпись, как и сертификаты ключей подписей, не может быть отнесена к материальным активам организации, приобретенным по договору с удостоверяющим центром.

Учет расходов на создание электронного идентификатора и выпуск сертификата

В соответствии с п. 18 ПБУ 10/99 “Расходы организации” (далее – ПБУ 10/99) расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности).

Вместе с тем если расходы обусловливают получение доходов в течение нескольких отчетных периодов, то они признаются в отчете о прибылях и убытках путем их обоснованного распределения между отчетными периодами (п. 19 ПБУ 10/99).

Действие сертификата ключа подписи может быть приостановлено удостоверяющим центром по некоторым основаниям либо аннулировано (п.п. 6, 7, 8, 9 ст. 14 Закона № 63-ФЗ).

Расходы организации на оплату услуг удостоверяющего центра являются, по сути своей, управленческими расходами, которые формируют расходы по обычным видам деятельности (п. 7 ПБУ 10/99). Управленческие расходы могут признаваться в себестоимости проданных продукции, товаров, работ, услуг полностью в отчетном году их признания в качестве расходов по обычным видам деятельности (п. 9 ПБУ 9/99).

В связи с этим и с учетом п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (далее – ПБУ № 34н), мы полагаем, что стоимость услуг по созданию электронного идентификатора и выпуску сертификата следует признать в учете единовременно, в том отчетном периоде, когда получены соответствующие документы от удостоверяющего центра.

Напомним, согласно п. 20 ПБУ 9/99 порядок признания управленческих расходов должен быть раскрыт в составе информации об учетной политике организации в бухгалтерской отчетности.

Учет расходов на приобретение лицензии на право использования программы КриптоПро

Отношения, связанные с правовой охраной и использованием программ для ЭВМ и баз данных, регулируются частью 4 ГК РФ. Исключительные права принадлежат правообладателю (ст. 1229 ГК РФ). Заключение лицензионного (сублицензионного) договора не влечет за собой перехода исключительного права к лицензиату (ст. 1233 ГК РФ).

Исходя из п. 3 ПБУ 14/2007 “Учет нематериальных активов” (далее – ПБУ 14/2007), программное обеспечение в целях бухгалтерского учета признается нематериальным активом (НМА) только в том случае, если организация получает исключительные права на это программное обеспечение. Приобретенные по лицензионному договору неисключительные права на использование результата интеллектуальной деятельности объектами НМА не признаются.

Нематериальные активы, полученные в пользование, учитываются пользователем (лицензиатом) на забалансовом счете в оценке, определяемой исходя из размера вознаграждения, установленного в договоре (п. 39 ПБУ 14/2007).

При этом платежи за предоставленное право использования результатов интеллектуальной деятельности или средств индивидуализации, производимые в виде периодических платежей, исчисляемые и уплачиваемые в порядке и сроки, установленные договором, включаются пользователем (лицензиатом) в расходы отчетного периода. Платежи за предоставленное право использования результатов интеллектуальной деятельности или средств индивидуализации, производимые в виде фиксированного разового платежа, отражаются в бухгалтерском учете пользователя (лицензиата) как расходы будущих периодов и подлежат списанию в течение срока действия договора.

Если расходы организации, связанные с приобретением неисключительных прав на использование программного обеспечения по лицензионным договорам, будут использоваться в производстве или продаже продукции (товаров) или для управленческих нужд организации, затраты на их приобретение признаются в бухгалтерском учете в качестве расходов по обычным видам деятельности на основании п. 5 и п. 7 ПБУ 10/99 “Расходы организации” (далее – ПБУ 10/99).

Согласно п. 19 ПБУ 10/99 расходы признаются в отчете о прибылях и убытках путем их обоснованного распределения между отчетными периодами, если расходы обуславливают получение доходов в течение нескольких отчетных периодов и когда связь между доходами и расходами не может быть определена четко или определяется косвенным путем. Причем расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п. 18 ПБУ 10/99).

На основании п. 65 ПБУ № 34н затраты, произведенные организацией в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, отражаются в бухгалтерском балансе в соответствии с условиями признания активов, установленными нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету, и подлежат списанию в порядке, установленном для списания стоимости активов данного вида.

Для обобщения информации о расходах, произведенных в данном отчетном периоде, но относящихся к будущим периодам, предназначен счет 97 “Расходы будущих периодов”.

Если приобретенные неисключительные права на программное обеспечение используются по назначению в течение нескольких отчетных периодов, затраты на приобретение прав на их использование могут первоначально отражаться в бухгалтерском учете по дебету счета 97 с последующим их списанием в дебет счетов учета производственных затрат (расходов на продажу, общехозяйственных расходов) в порядке, установленном организацией в учетной политике.

Таким образом, организация имеет право учитывать на счете 97 “Расходы будущих периодов” затраты, произведенные организацией в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам. Если в лицензионном договоре не указан период использования программного обеспечения (как в рассматриваемой ситуации), то в бухгалтерском учете организация должна установить его самостоятельно.

При этом нормативные акты по бухгалтерскому учету не регулируют вопросы определения срока списания в случае, когда в договоре не указан срок использования программного обеспечения.

Мы полагаем, что порядок определения сроков может быть установлен в учетной политике организации (п. 7 ПБУ 1/2008 “Учетная политика организации” (далее – ПБУ 1/2008)) следующим образом:
1. Расходы на приобретение неисключительных прав признаются в течение срока, установленного п. 3 ст. 1238, п. 4 ст. 1235 ГК РФ (по общему правилу – 5 лет);
2. Расходы на приобретение неисключительных прав признаются в течение срока, установленного самостоятельно. В данном случае, на наш взгляд, при установлении срока следует исходить из реального планируемого срока использования программного обеспечения в своей деятельности;
3. Расходы на приобретение неисключительных прав признаются единовременно.

В бухгалтерском учете делаются следующие записи:

Дебет 97 Кредит 60 (76)
– отражены в составе расходов будущих периодов затраты, связанные с приобретением прав на использование программного обеспечения.

По мере признания расходов:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 97
– списана часть расходов, приходящаяся на отчетный период.

Если расходы признаются единовременно:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 60 (76)
– отражены в составе расходов затраты, связанные с приобретением прав на использование программного обеспечения.

Как видим, порядок отражения в бухгалтерском учете расходов на приобретение лицензии на право использования программы КриптоПро отличается от порядка учета расходов на создание электронного идентификатора и выпуск сертификата. Поэтому организации необходимо уточнить у поставщика стоимость лицензии. Иначе, даже если в соответствии с выбранной учетной политикой все расходы можно будет списать единовременно, возможны разногласия с контролирующими органами.

 

Ответ подготовил: Молчанов Валерий, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер
Контроль качества ответа: Горностаев Вячеслав, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член МоАП

 

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм 

 

Хотите перейти на ЭДО? Поможем организовать юридически значимый документооборот с применением электронной подписи.  Оставить заявку >>