Главная → Статьи → Электронный больничный подтверждает расходы работодателя на оплату первых трех дней нетрудоспособности

 

Электронный больничный подтверждает расходы работодателя на оплату первых трех дней нетрудоспособности

Организация является участником системы информационного взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа. Регион, в котором находится организация, участвует в пилотном проекте Фонда социального страхования РФ.
Какие документы будут являться подтверждением расходов у работодателя при оплате первых трех дней больничного листа? Что в данном случае будет являться первичным документом, который организация сможет предъявить при проверке?

 

Затраты на выплату работникам пособия по временной нетрудоспособности (далее – пособие) за первые 3 дня временной нетрудоспособности могут быть учтены при расчете налогооблагаемой прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 48.1 п. 1 ст. 264 НК РФ, см. также письмо Минфина России от 21.03.2011 N 03-03-06/1/156).

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ одним из обязательных условий признания осуществленных налогоплательщиком затрат при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций является их документальная подтвержденность. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Наряду с этим ст. 313 НК РФ определено, что подтверждением данных налогового учета являются, в частности, первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).

НК РФ не содержит конкретного перечня документов, подтверждающих те или иные расходы для цели налогообложения прибыли, но указывает на необходимость их соответствия действующему законодательству (письмо ФНС России от 17.05.2016 N АС-4-15/8657@).

Согласно ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ “Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством” назначение и выплата пособий осуществляются на основании листка нетрудоспособности, выданного медицинской организацией в форме документа на бумажном носителе или (с письменного согласия застрахованного лица) сформированного и размещенного в информационной системе страховщика в форме электронного документа, подписанного с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи медицинским работником и медицинской организацией, в случае, если медицинская организация и страхователь являются участниками системы информационного взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа.

Листок нетрудоспособности выполняет двойную функцию, являясь финансовым документом, служащим основанием для назначения и выплаты пособий, и удостоверяет нетрудоспособность граждан, подтверждая их временное освобождение от работы (п. 17 письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956, письмо Минфина России от 04.06.2012 N 03-03-06/4/57).

Таким образом, считаем, что документальным подтверждением расходов на выплату пособия за счет средств работодателя для целей налогообложения прибыли являются листок нетрудоспособности и бухгалтерская справка-расчет, отвечающая требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”, далее – Закон N 402-ФЗ).

При этом необходимо учитывать, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ “Об электронной подписи”).

В письме ФСС РФ от 11.08.2017 N 02-09-11/22-05-13462 отмечается, что электронный листок нетрудоспособности с 01.07.2017 года имеет равную юридическую силу с листком нетрудоспособности на бумажном носителе.

Это означает, что листок нетрудоспособности, сформированный и размещенный в установленном порядке в информационной системе страховщика в форме электронного документа, подписанного с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, также является подтверждением данных налогового учета (дополнительно смотрите письма Минфина России от 23.01.2013 N 03-03-06/1/24, от 07.07.2011 N 03-03-06/1/409, от 14.06.2011 N 03-02-07/1-190, ФНС России от 10.11.2015 N ЕД-4-15/19671).

Заметим, что и нормы ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ допускают составление первичных учетных документов в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы (п. 1 ст. 93 НК РФ).

Согласно п. 2 ст. 93 НК РФ истребуемые при налоговой проверке документы могут быть переданы, в частности, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика. Представление документов, составленных в электронной форме по форматам, установленным ФНС России, осуществляется по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика. В случае представления истребуемых документов в налоговый орган в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи такие документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или усиленной квалифицированной электронной подписью его представителя.

В письме ФНС России от 10.11.2015 N ЕД-4-15/19671 разъяснено, что в случае, если документ в электронной форме составлен не по формату, установленному ФНС России, то такие документы в случае истребования в рамках налоговых проверок представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью (смотрите также письма ФНС России от 09.09.2015 N СА-4-7/15871, от 07.09.2015 N ЕД-4-2/15669, Минфина России от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2).

Учитывая, что формат листков нетрудоспособности в электронной форме ФНС России не установлен, полагаем, что в случае их истребования налоговым органом при проведении проверки их нужно будет представлять на бумажном носителе в виде самостоятельно заверенных копий с отметкой о подписании документа электронной подписью.

 

К сведению:
Получить информацию о сформированных электронных листках нетрудоспособности работник и работодатель могут в Личных кабинетах, размещенных на сайте Фонда, доступ к которым обеспечивается при наличии логина и пароля к Единому порталу государственных и муниципальных услуг (функций) (информация ФСС РФ от 07.07.2017).
Также отметим, что информационное взаимодействие по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа реализуется с использованием Федеральной государственной информационной системы “Единая интегрированная информационная система “Соцстрах” Фонда, оператором которой является сам Фонд, и информационных систем участников информационного взаимодействия.
На сегодняшний день порядок такого взаимодействия не утвержден. Причем Минтрудом России 26.08.2016 подготовлен проект постановления Правительства РФ “Об утверждении Порядка информационного взаимодействия страховщика, страхователей, медицинских организаций и федеральных государственных учреждений медико-социальной экспертизы по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа”. Также разработан проект постановления Правительства РФ “Об утверждении Правил информационного взаимодействия страховщика, страхователей, медицинских организаций и федеральных государственных учреждений медико-социальной экспертизы по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа”.

 

Ответ подготовил: Башкирова Ираида, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ профессиональный бухгалтер
Контроль качества ответа: Игнатьев Дмитрий, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, кандидат экономических наук

 

Обращаем внимание медицинских учреждений на то, что пациент может потребовать электронный больничный  с 1 июля 2017 года

 

Нужна электронная подпись?  Достаточно оставить заявку. Мы поможем выбрать нужный в вашем случае тип сертификата электронной подписи, расскажем как его применить и предоставим другие дополнительные услуги. Оставить заявку >>