Главная → Статьи → Акт, подписанный в одностороннем порядке, не подтвердит расходы на изготовление электронной подписи

 

Акт, подписанный в одностороннем порядке, не подтвердит расходы на изготовление электронной подписи

Бюджетному учреждению оказали услуги по обеспечению юридически значимого документооборота (изготовление электронной подписи). Стороной, оказавшей услугу, был представлен акт, оформленный по форме, разработанной контрагентом (не учреждением госсектора). Данный акт подписан исполнителем в одностороннем порядке. Условия приемки оказанных услуг и форма соответствующего документа в договоре не оговорены. Бюджетное учреждение претензий по оказанным услугам не имеет, оплатит их согласно договору. Закупка осуществлялась бюджетным учреждением в соответствии с п. 4 ст. 93 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ – закупка у единственного поставщика на сумму, не превышающую 100 000 руб.
Возможно ли принять к бухгалтерскому учету документ, подтверждающий оказание услуги, составленный и подписанный в одностороннем порядке стороной, оказывающей услугу, без возможности подписи стороны, принимающей данную услугу?

 

Законодательство не содержит практически ни одной императивной нормы, содержащей общее регулирование порядка приемки исполнения. Особенности приемки исполнения в рамках отдельных видов обязательств проявляют себя в контексте норм особенной части ГК РФ (смотрите, например, ст. 513, п. 1 ст. 563, ст.ст. 659, 664, п.п. 2, 3, 5 ст. 720, п.п. 1, 2, 4-6 ст. 753 ГК РФ). Услуги по обеспечению юридически значимого документооборота (изготовление электронной подписи) в перечисленных выше нормах ГК РФ не поименованы. Следовательно, в отношении рассматриваемых услуг применяются общие правила к заключению договора, предусмотренные ГК РФ.

Руководствуясь принципом свободы договора (п. 2 ст. 1, п. 4 ст. 421 ГК РФ), в целях детальной регламентации процесса приемки результатов оказанных услуг стороны вправе предусмотреть в договоре условия о порядке принятия исполнения, в т.ч. форму документа о принятии оказанных услуг.

При осуществлении бюджетным учреждением закупки в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ (далее – Закон № 44-ФЗ) приемка результатов оказанной услуги осуществляется в порядке и в сроки, которые установлены контрактом, и оформляется документом о приемке, который подписывается заказчиком, либо поставщику (подрядчику, исполнителю) в те же сроки заказчиком направляется в письменной форме мотивированный отказ от подписания такого документа (п. 4 ст. 94 Закона № 44-ФЗ, смотрите также письмо Министерства экономического развития РФ от 15.04.2014 № Д28и-579).

Следовательно, документ, подтверждающий оказание услуги, должен быть в обязательном порядке подписан заказчиком, т.е. бюджетным учреждением. Таким образом, документ, составленный и подписанный в одностороннем порядке стороной, оказывающей услугу, без возможности подписи стороны, принимающей данную услугу, не может подтверждать факт оказания услуги.

Относительно принятия к бухгалтерскому учету рассматриваемого в вопросе документа отметим следующее.

Бюджетные учреждения осуществляют бухгалтерский учет с учетом положений Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н), Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н, Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее – Закон № 402-ФЗ).

Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (п. 7 Инструкции № 157н, ч. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Такие документы могут оформляться в учреждении или поступать от контрагентов.

При поступлении в бухгалтерию учреждения документы подлежат проверке:
1) по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов);
2) по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Принципиально важно, чтобы все бухгалтерские документы оформлялись в строгом соответствии с существующими стандартами и содержали все обязательные реквизиты (п. 7 Инструкции № 157н, ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

На практике это означает, что в указанных выше случаях при оформлении фактов хозяйственной жизни обязательно должны применяться унифицированные формы документов класса 05 “Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления” ОКУД, утвержденные приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее – Приказ № 52н). Унифицированные формы иных классов в бюджетных учреждениях должны обязательно применяться в том случае, если это прямо предусмотрено Приложениями к Приказу № 52н или иными правовыми актами уполномоченных органов на основании федеральных законов.

Если в соответствии с приведенным выше порядком бюджетное учреждение не обязано применять унифицированную форму или такая форма отсутствует, к учету можно принимать первичные документы, оформленные в произвольном порядке, но с обязательным наличием реквизитов, перечисленных в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ и п. 7 Инструкции № 157н. А вот организации негосударственного сектора, индивидуальные предприниматели (ИП) по общему правилу вправе:
– самостоятельно разрабатывать формы всех применяемых первичных документов;
– полностью или выборочно использовать унифицированные формы.

Таким образом, учитывая отсутствие установленной унифицированной формы первичного учетного документа для оформления факта оказания услуги, любой первичный учетный документ, подтверждающий исполнение услуги и содержащий обязательные реквизиты, может быть принят бюджетным учреждением от организаций негосударственного сектора и ИП (письмо Минфина России и Федерального казначейства от 30.03.2015 №№ 02-03-09/17449, 07-04-05/05-196). Вместе с тем условиями договоров (контрактов), заключаемых организациями госсектора, может быть предусмотрено предоставление форм первичных учетных документов установленной формы (письмо Минфина России от 11.12.2014 № 02-06-05/64022).

Для принятия первичного учетного документа к бухгалтерскому учету согласно п. 8 Инструкции № 157н должны выполняться следующие условия:
1. Отражение в документе всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой. При отсутствии унифицированной формы – обязательных реквизитов, предусмотренных п. 7 Инструкции № 157н;
2. Наличие на документе подписи руководителя субъекта учета или уполномоченных им на то лиц.

В данном случае документ, подтверждающий оказание услуги, не предусматривает возможности подписи принимающей стороны. То есть для принятия данного документа к бухгалтерскому учету не выполняется второе условие. Следовательно, документ, подтверждающий оказание услуги, составленный и подписанный в одностороннем порядке стороной, оказывающей услугу, без возможности подписи стороны, принимающей данную услугу, на наш взгляд, к бухгалтерскому учету принят быть не может.

 

Ответ подготовил: Киреева Анна, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа: Миллиард Мария, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

 

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм 

 

Нужна электронная подпись?  Достаточно оставить заявку. Мы поможем выбрать нужный в вашем случае тип сертификата электронной подписи, расскажем как его применить и предоставим другие дополнительные услуги. Оставить заявку >>