Главная → Статьи → Электронный документооборот с филиалами учреждения

 

Электронный документооборот с филиалами учреждения

В целях экономии ресурсов учреждением принято решение о применении электронного документооборота с филиалами учреждения. Документооборот с филиалами состоит из следующих документов: накладная на отпуск материалов на сторону, извещение о внутриведомственной передаче, акт приема-передачи основных средств. Данные документы, помимо подписи руководителя, содержат подписи других работников учреждения (главный бухгалтер, материально ответственное лицо, исполнитель). Будет ли первичный документ надлежаще оформленным, если будет подписан одной ЭЦП (ЭЦП руководителя) со стороны отправителя и одной ЭЦП (ЭЦП руководителя филиала) со стороны получателя?

 

“Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета…”, утвержденная приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, содержит требование, согласно которому первичные и сводные учетные документы составляются на бумажных носителях или, при наличии технических возможностей субъекта учета, на машинных носителях – в виде электронного документа с использованием электронной подписи (далее – электронный документ). Таким образом, Минфин России задал направление движения – во всех организациях госсектора должна проводиться работа по постепенному переходу на формирование электронных учетных регистров. И вступивший в действие в прошлом году приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н “Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета…” (далее – Приказ № 52н) продолжил работу в этом направлении, указывая, что приоритет отдается электронным документам и регистрам, подписанным квалифицированной электронной подписью. На бумажном носителе документы составляются в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов и (или) в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее – Закон № 63-ФЗ). В силу п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Остается понять – достаточно ли электронной подписи руководителя субъекта учета для принятия электронного документа к бухгалтерскому учету.

В соответствии с п. 8 Инструкции № 157н первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при одновременном выполнении следующих условий:
– в документе отражены все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой документа (при отсутствии унифицированной формы – обязательных реквизитов, предусмотренных п. 7 Инструкции № 157н);
– на документе имеется подпись руководителя субъекта учета или уполномоченных им на то лиц.

Подпись руководителя субъекта учета в рассматриваемой ситуации будет проставлена в виде электронной подписи.

Относительно заполненности реквизитов формы следует отметить следующее. К реквизитам унифицированной формы документа относится, в частности, поле “подпись”. Формы, указанные в вопросе (Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101), Накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (ф. 0504205), Извещение (ф. 0504805)), действительно, помимо подписи руководителя субъекта учета, содержат подписи других лиц, ответственных за оформление документа (главный бухгалтер, исполнитель, члены комиссии). Если указанные лица не проставят свои подписи в первичном учетном документе, то не будет выполнено условие принятия документа к бухгалтерскому учету – не все реквизиты формы будут заполнены (поля “подпись” обозначенных лиц останутся пустыми). Исключения могут быть предусмотрены законодательством для отдельных форм документов и регистров. Так, пунктом 6 ст. 169 НК РФ предусмотрено, что для оформления электронных счетов-фактур достаточно усиленной квалифицированной электронной подписи руководителя организации или уполномоченных им лиц. В то же время форма документа предусматривает также подпись главного бухгалтера.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации при оформлении документов в электронной форме не будет выполнено одно из условий принятия первичного учетного документа к бухгалтерскому учету. А именно реквизит “подписи лица, совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события” останется незаполненным.

 

Ответ подготовил: Сульдяйкина Валентина, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа: Миллиард Мария, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

 

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм 

 

Хотите перейти на ЭДО? Поможем организовать юридически значимый документооборот с применением электронной подписи.  Оставить заявку >>

 

Нужна электронная подпись?  Достаточно оставить заявку. Мы поможем выбрать нужный в вашем случае тип сертификата электронной подписи, расскажем как его применить и предоставим другие дополнительные услуги. Оставить заявку >>