Главная → Статьи → Хранение в электронном виде документов о доходах физлиц, о сумме выплат и иных вознаграждений, о страховом стаже застрахованных лиц

 

Хранение в электронном виде документов о доходах физлиц, о сумме выплат и иных вознаграждений, о страховом стаже застрахованных лиц

Каков порядок хранения в электронном виде сведений о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ, предоставляемых в налоговые органы, и приложений к отчету “Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации и на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам”, а именно раздела 6 “Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица” (учетной политикой бюджетного учреждения предусмотрено, что указанные в вопросе документы хранятся в электронном виде)? Обязано ли учреждение хранить перечисленные отчеты на бумажном носителе (представление отчетности идет по электронным каналам связи, подписывается ЭЦП)? Как организовать порядок хранения?

 

Хранение сведений о доходах физических лиц

Согласно п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета документ, содержащий сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах налога, исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджетную систему РФ за этот налоговый период по каждому физическому лицу, ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Данные сведения подаются в виде справки о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (далее – Сведения по форме 2-НДФЛ), которая в настоящее время утверждена приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. Этим же документом утверждены порядок заполнения справки 2-НДФЛ и формат ее предоставления в электронной форме.

Сведения по форме 2-НДФЛ представляются налоговыми агентами в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. Представлять указанные сведения и расчет сумм налога на бумажных носителях могут только налоговые агенты при численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 25 человек.

Согласно пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ налоговые агенты обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов (вопрос 6 письма ФНС России от 29.12.2012 № АС-4-2/22690).

Следовательно, минимальный срок хранения сведений о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ установлен четыре года.

При этом НК РФ не предусматривает обязанность хранения на бумажном носителе документов, составленных в электронной форме по форматам, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов (письмо Минфина России от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202).

Например, в отношении хранения счетов-фактур Минфин России разъясняет, что счета-фактуры, выставленные в установленном порядке в электронном виде, хранятся налогоплательщиком в электронном виде без распечатки их на бумажном носителе (письмо от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259).

Полагаем данное утверждение применимо и к Сведениям по форме 2-НДФЛ, представленным в налоговые органы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи.

Таким образом, если учреждение сдает сведения по форме 2-НДФЛ в электронном формате, то оно вправе хранить такие документы в электронном виде без распечатки их на бумажном носителе.

Хранение сведений о сумме выплат и иных вознаграждений и о страховом стаже застрахованных лиц

Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 16.01.2014 № 2п утверждены форма расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации и на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (форма РСВ-1 ПФР), и порядок ее заполнения.

Сведения персонифицированного учета по сотрудникам организации представляются в Пенсионный фонд РФ посредством заполнения в отношении каждого сотрудника Раздела 6 расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам по форме РСВ-1 ПФР.

Такие сведения могут представляться в виде документов как в письменной форме, так и в электронной форме (на магнитных носителях или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг) при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений.

При этом страхователь при представлении сведений на 25 и более работающих у него лиц за предшествующий отчетный период должен подать документы в электронной форме и с применением электронной цифровой подписи (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования”, далее – Закон № 27-ФЗ). При представлении отчетности в электронном виде с ЭЦП обязанность представления отчетности в территориальный орган Пенсионного фонда РФ на бумажном носителе не предусмотрена (смотрите также Информацию Пенсионного фонда РФ от 25.07.2013 “Электронный документооборот”).

Копии указанных сведений, представляемых в Пенсионный фонд РФ для индивидуального (персонифицированного) учета, хранятся у страхователей. Хранение указанных копий страхователями должно осуществляться по правилам, установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности (п. 3 ст. 8 Закона № 27-ФЗ).

Согласно п. 1 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта (смотрите также последний абзац п. 14 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н)).

При этом при наличии технической возможности субъект учета вправе осуществлять хранение первичных электронных документов (электронных регистров) на машинных носителях с учетом требований законодательства Российской Федерации, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах (второй абзац п. 14 Инструкции № 157н).

В этом случае все документы должны быть заверены электронной подписью в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”. Порядок хранения электронных документов, электронных регистров для обеспечения их сохранности, а также порядок изготовления бумажных копий электронных документов и электронных регистров устанавливаются в рамках формирования учетной политики (Приложение № 5 к приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н).

Смотрите также письма Минфина России от 03.06.2014 № 02-07-05/26571, от 30.09.2013 № 02-06-10/40454.

Таким образом, если учетной политикой учреждения предусмотрено хранение в электронном виде сформированных в электронном виде сведений персонифицированного учета, предоставляемых в Пенсионный фонд РФ, сведений о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ, то учреждение вправе хранить такие документы в электронном формате без дублирования на бумажном носителе.

Порядок хранения документов в электронном виде

На сегодняшний день порядок хранения документов не урегулирован.

Минфин России до утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета, устанавливающего требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, для организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, рекомендует применять:

– Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105, (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее);

– Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила) (смотрите Информацию Минфина России от 11.09.2015 № ПЗ-13/2015).

Согласно п. 2.30 Правил обязательными условиями хранения электронных документов являются:
– наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах (например магнитные, оптические, магнитооптические накопители, карты флэш-памяти или иные подобные носители));
– наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
– обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации (режимы хранения электронных документов также прописаны в Правилах).

Из п. 2.32 Правил следует, что в случае, если в организации производится смена либо изменение программно-аппаратной среды, необходимо обеспечить перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы.

Не реже одного раза в 5 лет необходимо производить технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов (смотрите также п. 2.40 Правил).

В случае выявления изменений физического состояния носителей электронных документов архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители.

Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и (или) на новые носители, должны отвечать требованиям, установленным п. 2.31 Правил.

Кроме того, осуществляется проверка на наличие вредоносных компьютерных программ (п. 2.39 Правил). При наличии таковых необходимо изымать единицы хранения электронных документов, содержащие вредоносные компьютерные программы, помещать на специально выделенную полку (в ящик) для последующей обработки (п. 2.41 Правил).

В Правилах также прописаны иные моменты, на которые следует обратить внимание при организации хранения информации в электронном виде.

В приложениях к Правилам представлены образцы документов, которыми оформляются передача дел на хранение в архив организации (приложения №№ 17, 18), уничтожение документов (приложение № 21) и др.

Также, по нашему мнению, при организации хранения документов в электронном виде можно воспользоваться положениями приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19 “Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук”.

Обратите внимание, что хранить в электронном виде можно только документы, которые первоначально были сформированы в электронном виде. Указанными выше документами не предусмотрен порядок уничтожения первичных документов, сформированных на бумажных носителях, для хранения их в электронном виде (письмо ЦБ РФ от 20.04.2015 № 18-1-1-7/693).

К сведению:
Сроки хранения документов, связанных с начислением доходов физических лиц, указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень). Согласно ст. 396 Перечня сведения о доходах физических лиц должны храниться 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет. Реестры сведений о доходах физических лиц и индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица должны храниться 75 лет (ст.ст. 397, 905 Перечня).

 

Ответ подготовил: Башкирова Ираида, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер
Контроль качества ответа: Королева Елена, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

 

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм 

 

Хотите перейти на ЭДО? Поможем организовать юридически значимый документооборот с применением электронной подписи.  Оставить заявку >>

 

Нужна электронная подпись?  Достаточно оставить заявку. Мы поможем выбрать нужный в вашем случае тип сертификата электронной подписи, расскажем как его применить и предоставим другие дополнительные услуги. Оставить заявку >>