Главная → Статьи → Как избежать превышение лимита кассы при поступлении незапланированной суммы в конце дня?

 

Как избежать превышение лимита кассы при поступлении незапланированной суммы в конце дня?

В федеральном государственном бюджетном учреждении здравоохранения (ФГБУЗ) приём наличных денежных средств от пациентов за оплату услуг с применением контрольно-кассовой техники осуществляют менеджеры регистрационно-договорного отдела (РДО), после чего денежные средства сдаются в кассу учреждения, приходуются кассиром и сдаются в банк через инкассацию. Менеджеры регистрационно-договорного отдела находятся в отдельном помещении. Рабочий день РДО заканчивается позже, чем рабочий день кассира, кроме того, РДО работает с одним выходным днем, из-за чего приход вечерней выручки в кассу осуществляется утром следующего дня, приход субботней выручки – утром понедельника. Обязательно ли оприходование денежных средств, поступивших от пациентов в день оформления расчетов через онлайн-кассу?
В связи с особенностями работы учреждения сложно прогнозировать сумму денежных средств, поступивших в качестве оплаты от пациентов. Будет ли превышением лимита накопление наличных денежных средств в конце дня в случае поступления большой незапланированной денежной суммы, когда инкассация в банке уже прошла?

 

Порядок применения контрольно-кассовой техники и порядок ведения кассовых операций в настоящее время регулируются:
– Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт” (далее – Закон № 54-ФЗ). Что касается постановления Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций”, то Минфин России в письме от 04.04.2017 № 03-01-15/19821 разъяснил, что данное постановление не подлежит обязательному применению (смотрите также письма Минфина России от 16.09.2016 № 03-01-15/54413, ФНС России от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059@). При этом ФНС России уточняет, что данные разъяснения касаются организаций и индивидуальных предпринимателей, перешедших на новый порядок применения контрольно-кассовой техники, предусмотренный Законом № 54-ФЗ. Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденные письмом Минфина России от 30.08.1993 № 104 (далее – Типовые правила), также не подлежат обязательному применению (письмо Минфина России от 01.06.2017 № 03-01-15/34152);
– Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства” (далее – Указание № 3210-У).

При этом:
– Законом № 54-ФЗ определены правила применения контрольно-кассовой техники (далее – ККТ) при осуществлении расчетов на территории Российской Федерации в целях обеспечения интересов граждан и организаций, защиты прав потребителей, а также обеспечения установленного порядка осуществления расчетов, полноты учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей (п. 2 ст. 1 Закона № 54-ФЗ),
– Указанием № 3210-У установлен порядок ведения кассовых операций с наличными деньгами (п. 1 Указания № 3210-У).

Обязанности пользователей (организаций или индивидуальных предпринимателей, применяющих ККТ при осуществлении расчетов) и правила применения ККТ установлены статьями 1.2 и 5 Закона № 54-ФЗ. В частности, в обязанности пользователя входят, в том числе, обеспечение передачи в момент расчета всех фискальных данных в виде фискальных документов, сформированных с применением ККТ, в налоговые органы (п. 6 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).

Отметим, что порядок оформления денежных средств, полученных в результате расчетов с применением ККТ, сдачи свободных денежных средств на банковский счет юридического лица и соблюдения лимита остатка наличных денег Законом № 54-ФЗ не установлены. При этом в связи с изменениями, внесенными в Закон № 54-ФЗ, были также изменены и Указания № 3210-У (Указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У). Однако, несмотря на обязанность пользователя передачи в момент расчета всех фискальных данных в виде фискальных документов, сформированных с применением ККТ, в налоговые органы, установленную Законом № 54-ФЗ, порядок ведения кассовых операций, в том числе в части требования об оформлении дневной выручки и сдачи свободных денежных средств в банк, не изменился.

Кроме того, нормами КоАП РФ установлены разные виды нарушений:
– за неприменение ККТ – ст. 14.5 КоАП РФ
и
– за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций – ст. 15.1 КоАП РФ.

В соответствии с п. 4.6 Указания № 3210-У поступающие в кассу наличные деньги и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге 0310004. При этом в конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге, и заверяет записи в кассовой книге подписью.

Таким образом, исходя из п. 4.6 Указания № 3210-У предполагается, что кассовая книга оформляется каждый рабочий день и поступающие в кассу наличные деньги и выдаваемые из кассы наличные деньги учитываются в кассовой книге также каждый рабочий день.

При этом кассовые документы могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абзацем двадцать седьмым ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ (п. 4.1 Указания № 3210-У).

Из анализа указанных положений следует, что установленный Указанием № 3210-У порядок работы с денежной наличностью и ведения кассовых операций предусматривает ежедневное оприходование в кассу полученных денежных средств, на сумму, отраженную в фискальных данных ККТ.

Под оприходованием в кассу денежной наличности понимается ряд последовательных действий, которые необходимо совершить в день поступления (в том числе оформить приходные кассовые ордера о поступивших наличных денежных средствах в кассу) и внести в тот же день в кассовую книгу записи о поступивших денежных средствах, невыполнение которых свидетельствует о нарушении порядка ведения кассовых операций.

Таким образом, неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности есть несоблюдение совокупности действий, совершаемых при оформлении денежной наличности, в том числе отражения всех операций по приходу наличности в день ее поступления в кассовой книге предприятия.

Указание № 3210-У не предусматривают другие условия учета наличных денежных средств, в связи с чем невнесение в кассовую книгу записи о поступлении наличных денежных средств в день их поступления является неоприходованием этих денежных средств.

Отметим, что ст. 15.1 КоАП РФ не расшифровывается понятие “неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности”, однако, как следует из судебной практики, под этим понимается несоблюдение совокупности действий, совершаемых при оформлении денежной наличности, в том числе касающихся полного отражения всех операций по приходу и расходу денежной наличности в кассовой книге (смотрите, например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 29.10.2010 № Ф07-11377/2010), или попросту наличие денежных средств, не учтенных и не поступивших в кассу (постановления ФАС Поволжского округа от 04.10.2010 по делу № А12-8886/2010, ФАС Северо-Западного округа от 24.04.2006 № А56-44277/2005).

Как указал суд в постановлении Шестого ААС от 17.02.2015 № 06АП-100/15 со ссылкой на Указания № 3210-У, “налогоплательщик обязан организовать надлежащий учет всех операций с наличными денежными средствами. _ несвоевременное оприходование обществом наличных денежных средств в кассу повлекло накопление фактически находящихся в операционной кассе. Не отражение в кассовой книге полученной обществом выручки в тот же день свидетельствует о неоприходовании в кассу предприятия денежной наличности, что образует состав административного правонарушения, ответственность за которое предусмотрена статьей 15.1 КоАП РФ”.

Под неоприходованием (неполным оприходованием) в кассу предприятия наличных денежных средств, полученных с применением ККТ, понимается неотражение или неполное отражение в кассовой книге фактических сумм выручки, полученных с применением ККТ (письмо УФНС России по г. Москве от 29.06.2007 № 22-12/61982).

Некоторые суды указывают на такую цель неоприходования выручки, как сокрытие ее от налогообложения. Так, в постановлении Девятого ААС от 18.06.2013 № 09АП-14607/2013-АК указано, что “объективная сторона правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, состоит в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, под которым следует понимать отсутствие либо искажение учета поступивших или не поступивших в кассу наличных денежных средств (части денежных средств), следствием которого является сокрытие таких денежных средств от налогообложения” (смотрите также постановление Тринадцатого ААС от 28.04.2011 № 13АП-4872/11).

При этом суды также учитывают наличие фактической возможности своевременного полного оприходования денежной наличности. Дело в том, что в силу ч. 1 ст. 1.5 КоАП РФ лицо подлежит административной ответственности только за те административные правонарушения, в отношении которых установлена его вина. В соответствии с ч. 2 ст. 2.1 КоАП РФ юридическое лицо признается виновным в совершении административного правонарушения, если будет установлено, что у него имелась возможность для соблюдения правил и норм, за нарушение которых КоАП РФ или законами субъекта РФ предусмотрена административная ответственность, но данным лицом не были приняты все зависящие от него меры по их соблюдению.

Иными словами, ситуация, когда оприходовать наличные денежные средства в кассу организации в день их получения и пробития чека ККМ не представляется возможными, и выручка сдается в главную кассу на следующий день, организация не может быть привлечена к административной ответственности за неоприходование в кассу денежной наличности в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ (смотрите также письмо УФНС России по г. Москве от 27.02.2006 № 09-24/14618). Косвенно данная позиция подтверждается и письмом УФНС России по г. Москве от 24.06.2005 № 09-24/44872.

Аналогичный вывод сделан и в постановлении Тринадцатого ААС от 28.04.2011 № 13АП-4872/11, в котором суд учел, что “согласно режиму работы центральная касса общества работает до 16.00, выходные дни – суббота и воскресенье; магазин и столовая заканчивают работу в 17.00, выходной день – воскресенье. В связи с разницей в рабочем графике у общества отсутствует возможность осуществлять сбор выручки в конце рабочего дня. … Налоговым органом, в нарушение ст. 1.5 КоАП РФ не исследовались данные обстоятельства, а также реальная возможность оприходования денежных средств в день получения выручки с учетом места осуществления обществом торговой деятельности и режима работы бухгалтерии общества”.

В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 23.04.2010 № Ф07-2502/2010 по делу № А56-30298/2009 суд учел то “обстоятельство, что торговые точки сдавали в кассу денежные средства, полученные после инкассации, на следующий день в полном объеме, что видно из расчетов”. Отметим, что в данном деле налоговый орган предоставил доказательства, что денежные средства, оставшиеся в контрольно-кассовой машине на конец рабочего дня магазина, не были оприходованы в полном объеме на следующий день (в связи с тем, что часть выручки была направлена на выплату заработной платы работникам магазина без ее оприходования в центральную кассу вообще). В связи с этим суд пришел к выводу о неоприходовании организацией выручки, однако посчитал возможным применить ст. 2.9 КоАП РФ, в соответствии с которой суд вправе при малозначительности совершенного административного правонарушения освободить лицо от административной ответственности (постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.10.2010 № Ф07-2502/2010 по делу № А56-30298/2009).

В постановлении Девятого ААС от 18.06.2013 № 09АП-14607/2013-АК по делу № А40-118690/12 рассмотрена ситуация, когда выручка была получена и отражена по Z-отчету, а оприходована в кассу (отражена в кассовой книге) только на следующий день, поскольку операционная касса работала до 24.00, а администрация – до 19.00. Суд указал, что в этом случае можно говорить только о несвоевременности оформления кассовых операций, но не о неоприходовании наличности, следовательно, не образуется состав административного правонарушения, предусмотренный ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ (смотрите также постановления Шестого ААС от 03.03.2014 № 06АП-473/14, Второго ААС от 12.12.2013 № 02АП-9451/13 по делу № А82-7314/2013).

Обращаем внимание, что порядок сдачи и оприходования выручки обязательно должен быть отражен в учетной политике с указанием графиков работы операционных касс, главной кассы и других подразделений бухгалтерии.

Однако некоторые суды занимают формальную позицию, при которой оприходование выручки не в день ее получения является основанием для привлечения организации к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ (смотрите постановления Пятнадцатого ААС от 20.10.2015 № 15АП-16679, Четырнадцатого ААС от 09.09.2014 № 14АП-5759/14). Отметим, что во втором примере суд рассматривал ситуацию, когда выручка сдавалась в центральную кассу не на следующий день, а спустя два дня, и организация не смогла предоставить объективные доказательства отсутствия возможности сдачи выручки ежедневно.

В постановлении Третьего ААС от 11.08.2015 № 03АП-3892/15 суд указал следующее “несовпадение режима работы, установленного в торговой точке и бухгалтера, отвечающего за внесение записей в кассовую книгу, не является обстоятельством, исключающим возможность соблюдения порядка работы с денежной наличностью и ведения кассовых операций. Исходя из особенностей своей производственной деятельности заявитель должен обеспечить такую организацию работы (графики работы кассиров и бухгалтерии), чтобы дневная выручка оприходовалась в тот же день в бухгалтерии” (смотрите также постановления Четырнадцатого ААС от 10.07.2015 по делу № А13-3285/2015, от 29.06.2015 № 14АП-4326/15, от 23.12.2016 № 14АП-9655/16).

Отметим, что в вышеуказанных примерах судебных решений суд рассматривал факты неоприходования выручки подразделением юридического лица, которое находилось по адресу, отличающемуся от адреса нахождения бухгалтерии и центральной кассы. При этом Указанием № 3210-У предусмотрен особый порядок оприходования выручки для обособленных подразделений, устанавливаемый юридическим лицом самостоятельно (п. 4.6 Указания № 3210-У).

При этом для целей Указания № 3210-У обособленным подразделением признается подразделению юридического лица, по месту нахождения которого оборудовано обособленное рабочее место (рабочие места) (абзац четвертый п. 2 Указания № 3210-У). Отметим, что для целей соблюдения требований Указаний № 3210-У отсутствие у подразделения отдельного банковского счета и (или) статуса филиала или представительства юридического лица не влияет на признание его обособленным подразделением с соответствующими обязанностями по соблюдению порядка ведения кассовых операций (постановление Пятнадцатого ААС от 28.06.2016 № 15АП-6594/16, письмо ФНС РФ от 05.06.2013 № АС-4-2/10250, постановление Двадцать первого ААС от 15.03.2017 № 21АП-315/17).

В соответствии с п. 5.3 Указаний № 3210-У прием в кассу юридического лица наличных денег, сдаваемых обособленным подразделением, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом. При этом обособленное подразделение должно вести свою кассовую книгу (письмо ФНС РФ от 05.06.2013 № АС-4-2/10250) (Подробнее смотрите в ответе службы Правового консалтинга на Вопрос: В организации действуют две кассы. Вторая касса установлена в обособленном подразделении, которое находится за пределами города. В кассу вносятся денежные средства, полученные от покупателей аптеки, а также возвращаемые подотчётными лицами, которые до этого получили денежные средства в основной кассе организации. Денежные средства второй кассы в основном выдаются под отчёт. Кассир передает информацию для заполнения кассовой книги из обособленного подразделения в головное подразделение. Кассу разбили на субсчета – 50.01 и 50.04, кассовая книга – общая. Нумерация документов ведется общая. Есть ли нарушение правил ведения кассовых операций в данной ситуации? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2017 г.)).

Таким образом, в случае, если структурное подразделение учреждения, осуществляющее расчеты с применением ККТ, признается обособленным подразделением, то порядок сдачи наличной выручки в центральную кассу может быть установлен учреждением самостоятельно, в частности с учетом различных режимов рабочего дня подразделения и центральной кассы. При этом отражение в кассовой книге подразделения в конце рабочего дня денежных средств, полученных менеджерами регистрационно-договорного отдела в результате осуществления расчетов с пациентами в течение дня с применением ККТ, будет являться оприходованием денежных средств для целей исполнения требований Указания № 3210-У.

Что касается лимита остатка денежных средств, сообщаем следующее. В соответствии с п. 2 Указания № 3210-У лимитом остатка наличных денег (далее – Лимит) является максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем юридического лица, после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня.

Юридическое лицо хранит денежные средства сверх установленного Лимита на банковских счетах в банках. При этом Указанием № 3210-У предусмотрен закрытый перечень случаев, когда допускается превышение Лимита. Так, накопление наличных денег в кассе сверх установленного Лимита допускается:
– в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплат социального характера (далее – другие выплаты), включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты,
– а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций.

В других случаях накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается (абзацы 7-9 п. 2 Указания № 3210-У).

В силу п. 2 Указания № 3210-У юридическое лицо самостоятельно устанавливает Лимит, издавая при этом соответствующий распорядительный документ. При этом размер Лимита определяется в соответствии с приложением к Указанию № 3210-У, исходя из характера деятельности учреждения с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег.

При определении лимита наличных денежных средств необходимо учитывать местонахождение, организационную структуру, специфику деятельности юридического лица (например сезонность работы, режим рабочего времени) (в соответствии с приложением к Указанию № 3210-У).

Таким образом, в случае осуществления в конце рабочего дня расчетов менеджерами регистрационно-договорного отдела с пациентом на большую сумму возможно превышение Лимита. Мы не обнаружили примеров судебной практики или разъяснений в отношении ситуации, когда после проведения инкассации, осуществляемой в порядке, установленном договором с обслуживающим банком или иной организацией, в кассу юридического лица поступает большая сумма денежных средств в виде незапланированной оплаты от покупателей. Формально в рассматриваемой ситуации существует риск признания наличия у учреждения нарушения, выразившегося в накоплении на конец рабочего дня в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, что влечет применение штрафных санкций, установленных частью 1 ст. 15.1 КоАП.

В соответствии с частью 2 ст. 2.1 КоАП юридическое лицо признается виновным в совершении административного правонарушения, если будет установлено, что у него имелась возможность для соблюдения правил и норм, за нарушение которых предусмотрена административная ответственность, но данным лицом не были приняты все зависящие от него меры по их соблюдению.

Пунктом 16 постановления Пленума ВАС РФ от 02.06.2004 № 10 “О некоторых вопросах, возникших в судебной практике при рассмотрении дел об административных правонарушениях” предусмотрено, что выяснение виновности лица в совершении административного правонарушения осуществляется на основании данных, зафиксированных в протоколе об административном правонарушении, объяснений лица, в отношении которого ведется производство по делу об административном правонарушении, в том числе об отсутствии возможности для соблюдения соответствующих правил и норм, о принятии всех зависящих от него мер по их соблюдению, а также на основании иных доказательств, предусмотренных частью 2 ст. 26.2 КоАП РФ. В п. 16.1 указанного Постановления Пленум ВАС РФ разъяснил, что в тех случаях, когда в соответствующих статьях Особенной части КоАП РФ возможность привлечения к административной ответственности за административное правонарушение ставится в зависимость от формы вины, в отношении юридических лиц требуется лишь установление того, что у соответствующего лица имелась возможность для соблюдения правил и норм, за нарушение которых предусмотрена административная ответственность, но им не были приняты все зависящие от него меры по их соблюдению.

По смыслу приведенных норм, с учетом предусмотренных статьей 2 ГК РФ характеристик предпринимательской деятельности (осуществляется на свой риск), отсутствие вины юридического лица, предполагает объективную невозможность соблюдения установленных правил, необходимость принятия мер, от юридического лица не зависящих (постановление Третьего ААС от 29.03.2016 № 03АП-803/16).

Анализ судебной практики показывает, что суды могут принимать во внимание предъявленные юридическим лицом доказательства невозможности соблюдения Указания № 3210-У в силу обстоятельств, которые оно не могло предвидеть и предотвратить при соблюдении обычной степени заботливости и осмотрительности, что с учетом положений части 2 ст. 2.1 КоАП РФ может приниматься как свидетельство об отсутствии его вины.

Как правило, суд устанавливает обстоятельства, подтверждающие, что у соответствующего лица имелась возможность для соблюдения правил и норм, за нарушение которых предусмотрена административная ответственность, но им не были приняты все зависящие от него меры по их соблюдению (постановление Четвертого ААС от 26.02.2016 № 04АП-157/16, Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда России от 08.06.2016 № 309-АД16-5686).

 

Ответ подготовил: Ткач Ольга, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ответ прошел контроль качества

 

Обращаем внимание медицинских учреждений на то, что с 1 июля 2017 года пациент может потребовать электронный больничный

 

Необходимо передавать фискальные данные в ИФНС? Компания Электронный Экспресс является оператором фискальных данных и входит в реестр ОФД ФНС России. Подключить кассу к ОФД >>