Главная → Статьи → Кассовый чек и квитанция подтверждают расходы на проживание в командировке

 

Кассовый чек и квитанция подтверждают расходы на проживание в командировке

Сотрудник находился в командировке в г. Москве. Он предоставил квитанцию за проживание в гостинице в сумме 5300 рублей и кассовый чек. Кассовый чек и квитанция оформлены на имя сотрудника. Перед командировкой денежные средства не выдавались. Квитанция содержит следующую информацию: реквизиты отеля (наименование, адрес, ИНН), вид услуги (проживание), даты проживания, стоимость услуги, размер оплаты, должность ответственного лица, его подпись, печать. Могут ли быть возмещены сотруднику расходы по проживанию на основании представленных документов?

 

В соответствии с п. 216 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается на счетах расчетов с подотчетными лицами согласно утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) Авансовому отчету (ф. 0504505) подотчетного лица и прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы. Фактически израсходованные подотчетным лицом суммы и реквизиты документов, подтверждающих произведенные расходы, указываются на оборотной стороне в графах 1-6 (смотрите Методические указания по заполнению Авансового отчета (ф. 0504505), утвержденные приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н).

Таким образом, в общем случае для компенсации расходов, произведенных подотчетным лицом в командировке, необходимо заполнение Авансового отчета (ф. 0504505) с приложением документов, подтверждающих:
– факт получения объекта НФА, оказания услуг, выполнения работ;
– факт оплаты подотчетным лицом.

Организации и индивидуальные предприниматели, оказывающие гостиничные услуги, вправе самостоятельно разработать документ (договор), подтверждающий оказание соответствующих услуг физическим лицам. При этом он должен содержать реквизиты, перечисленные в п. 20 постановления Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085 “Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации”.

Следовательно, исходя из реквизитов рассматриваемой в вопросе квитанции, она может подтверждать факт оказания услуг по проживанию.

По общему правилу факт оплаты товаров (работ, услуг) наличными денежными средствами и (или) с использованием платежных карт должен подтверждаться предоставляемыми подотчетными лицами чеками контрольно-кассовой техники (п. 2 ст. 1.2, п. 2 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, далее – Закон № 54-ФЗ).

При этом кассовый чек должен содержать обязательные реквизиты, установленные п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ (смотрите также письма Минфина России от 12.05.2017 № 03-01-15/28910, от 02.05.2017 № 03-01-15/26812).

Следовательно, кассовый чек, содержащий обязательные реквизиты, может подтверждать факт оплаты подотчетным лицом проживания в гостинице.

Таким образом, на основании Авансового отчета (ф. 0504505) с приложением кассового чека и квитанции расходы на проживание в командировке могут быть возмещены подотчетному лицу.

 

Ответ подготовил: Киреева Анна, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ответ прошел контроль качества

 

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм

 

Хотите минимизировать риски при выборе контрагента?  Предоставим вам доступ к базе данных, содержащей подробную информацию о более чем 21 миллионе организаций и ИП. Оставить заявку >>